Guia de como montar um baile inesquecível: confira!

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Qual formando nunca sonhou com aquele baile inesquecível em um salão cuidadosamente decorado com temas intimistas e luzes vibrantes, junto de todos os coleguinhas que também sonharam com o mesmo momento?

Quem vê tudo organizado e na mais completa harmonia sabe que nos bastidores, certamente, beeem antes de tudo acontecer, uma galera se empenhou ao máximo para proporcionar um dia memorável — e bota empenho nisso, né verdade?

Eis aqui um guia completo que vai ajudar você e a turma da organização a planejar todos os detalhes de um dos dias mais importantes da vida de um estudante e saber de fato como montar um baile inesquecível! Bora lá!

Por que o planejamento é tão importante?

Você passou no vestibular, chegou à faculdade, sabe que tem alguns bons anos pela frente até colocar as mãos no tão sonhado diploma, mas, desde pequeno, já se imagina em um baile de gala celebrando a grande conquista.

Tudo bem que há muitos semestres e vocês não podem fugir do bom combate, mas algo precisa ser feito para dar início aos preparativos, aí vem a pergunta: por onde começar? Os primeiros dias e meses de aula são assim mesmo e tá todo mundo eufórico com a nova vida.

Alguém precisa tomar a dianteira e chamar a galera para uma conversa séria sobre a dimensão e os custos para montar um baile inesquecível de formatura. É caro? Consideravelmente, mas tudo é relativo quando se pensa que a realização de um sonho não tem preço.

As definições e detalhes da festa de formatura devem passar pelo crivo de todos para evitar problemas de relacionamento ou ruídos na comunicação. Se todos puderem opinar, dificilmente haverá, no futuro, reclamações por alguém não ter participado das decisões.

Alguns passos são obrigatórios e outros essenciais, por isso o planejamento é tão importante. Estamos falando de uma festa gigantesca, com um volume grande de formandos e convidados — não dá pra fazer algo “marromenos”.

Quer uma ajuda? Primeiro você deve pensar o que será necessário para tirar o projeto do papel e colocar em prática para fazer a festa acontecer. Parece que é uma data distante, mas a verdade é que esse período de facu passa voando.

Muitas coisas podem acontecer e afetar o andamento da organização, por isso é essencial visualizar o planejamento de cada etapa. Mesmo que em algum momento a situação seja difícil, não desista — busque apoio, envolva os coleguinhas e faça de tudo para segurar a peteca no ar.

Veja o que a sua turma vai precisar para montar aquele baile inesquecível de respeito e pompa, tão chic, mas tão chic, que é capaz de ter fotógrafos e repórteres na saída querendo exclusividade e autógrafos, pensando que é festa de gente famosa:

  • criação da comissão de formatura;
  • organização das finanças;
  • contratação de uma empresa especializada;
  • cuidados para evitar probleminhas;
  • conciliação da comissão com os estudos;
  • arrecadação da grana;
  • erros a serem evitados.

Vamos entender uma a uma cada etapa dessas? Se prepare para encarar um desafio ímpar e mergulhar em uma jornada incrível de preparação para o grande dia. Vai dar trabalho, mas, com certeza, dará muito mais alegrias. Bora?

Como montar uma comissão de formatura?

A comissão de formatura é o grupo de alunos eleitos para representar a turma na organização da festa, negociação com fornecedores e diálogos com a empresa de formatura.

Para montar esse grupo, todos os alunos que demonstrarem interesse em participar da festa devem se reunir e fazer uma eleição. O objetivo é encontrar coleguinhas com perfil adequado para ocupar os cargos, exercer as funções de uma comissão e formar um timaço para entrar em campo.

  • presidente — o responsável geral da comissão;
  • vice-presidente — o braço direito que pode ajudar e substituir o presidente, se necessário;
  • tesoureiro — aquele que acompanha as finanças e ajuda a analisar orçamentos e propostas junto com a empresa de formatura;
  • secretário — alguém precisa relatar tudo o que se passa na comissão e na organização da formatura;
  • marketing — o festeiro e cheio de contatinhos da turma será uma ótima escolha para cuidar do marketing e ajudar com altas ideias criativas.

Observe que o grupo é enxuto, mas composto por todas as funções necessárias para juntas colocar a escola de samba na avenida. Cada um cuidará de uma parte, mas toda a turma deve colaborar em todas as atividades para arrecadação da grana.

Como organizar as finanças da comissão de formatura?

Sem grana, sem festa — essa é uma realidade que deve ser encarada logo no início, não como um empecilho, mas como um gás que dá força para buscar os recursos, afinal, ninguém que passe pelo menos quatro anos de perrengues em sala de aula pode desistir facilmente de um objetivo.

A comissão deve estabelecer as prioridades, montar o orçamento e criar metas de captação de verba que sejam de fato alcançáveis. A parte de finanças deve ser acompanhada de perto não só pelo tesoureiro, mas por todos que têm real interesse de que a festa aconteça.

Por que contratar empresas que organizam formaturas?

No início tudo é bem massa, porque a expectativa é grande, tá todo mundo animado e os professores não querem assustar a turma de cara. As aulas são uma novidade legal, professores são carinhosamente chamados de prof e a galera pode sim lidar com isso, mesmo quando ficar tenso.

O primeiro semestre dá aquele quentinho no coração e isso faz com que muitos alunos sigam despreocupados, até que as primeiras provas e trabalhos comecem a pipocar sem trégua — são tantas disciplinas, provas e trabalhos. Quem nunca?

Por mais que seja comum perceber um fio branco onde não existia, relaxa e peça ajuda. afinal, mesmo durante algumas fases de perrengues será necessário continuar organizando o baile de formatura — que tal um “eu me amo, eu sou forte, eu consigo, eu mereço”.

É isso mesmo: o tempo é o senhor da vida e quando a turma se dá conta já é chegada a hora de receber o canudo. Por isso, nesses momentos de grande atribulação acadêmica, a turma vai se sentir bem confortável se contar com o apoio de uma empresa de formatura.

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Coloque a responsa nas mãos de quem entende do assunto e tenha a certeza de que, ao final, tudo estará exatamente como a turma sonhou. Uma empresa especializada vai cuidar de tudo todos os dias, enquanto a galera se dedica aos estudos.

O time responsável existe para isso e não terá que dividir o foco com outro tipo de atividade, logo, pra quê sofrer se vocês podem ter um apoio maravigold de uma empresa capacitada para eventos desse nível?

Além disso, o contato e contratação de fornecedores será bem mais fácil e seguro, pois a empresa que já realizou muitos bailes de formatura, certamente, tem um cadastro fantástico dos melhores fornecedores e fará indicações do que há de melhor para a sua turma — deu até pra sentir o gosto delicioso do cardápio do buffet, hein?

Quais são os cuidados que toda comissão precisa ter?

Como o baile de formatura envolve planejamento, organização e muito dinheiro, vamos imaginar como um negócio. Considerando que todo negócio oferece riscos e requer cuidados para ter sucesso no mercado, assim também imaginaremos a preparação para a formatura.

Cedo ou tarde, os conflitos entre os membros podem surgir, seja sobre o evento de arrecadação a organizar ou a definição das atrações para o grande baile. É preciso manter a turma unida para administrar da melhor forma possível as tretas do caminho.

Manter o foco na antecedência é vida e isso quer dizer: definição da data do baile, local e temática. São decisões que envolvem valores, contratações e, sobretudo, garantir mais adesões ao fundo de formatura para que o porquinho não entre em estado vegetativo.

Esses são cuidados efetivos com a formatura que não podem ser esquecidos ou negligenciados. Tudo isso tem um custo e muitos fornecedores pedem uma espécie de sinal em dinheiro para se comprometer com uma determinada turma — pagar e não levar deve ser algo impensável e inimaginável.

Como conciliar a comissão com os estudos?

Os membros da comissão são gente como a gente, ou seja, alunos como todos os outros da turma que resolveram se aventurar à frente do grupo de representantes. É uma atitude nobre, pois alguém precisa conduzir a organização da festa, mas não será fácil.

A conciliação da comissão com os estudos exige um esforço diferenciado por parte de cada membro, por isso montar um cronograma de atividades e distribuir o tempo de dedicação para cada uma das responsabilidades faz todo o sentido. Até o crush pode ganhar uma meia horinha de cada dia.

É muito legal participar da comissão, pois, além da experiência em organizar eventos e desenvolver características de perfil, o networking aumentará consideravelmente, o que pode ser muito útil no futuro profissional, mas é preciso também dar ênfase ao curso que será a profissão em alguns anos.

Como arrecadar dinheiro para a formatura?

O que será feito para engordar o porquinho? Rifas, festa de meio curso, venda de brindes? Definir essas questões vai direcionar as ações para fazer um investimento correto e arrecadar uma grana considerável.

Tem muita coisa pra pagar, saca só:

  • aluguel do espaço para o baile;
  • atração musical;
  • iluminação;
  • decoração do salão;
  • buffet;
  • empresa de formatura;
  • serviço gráfico.

Criar uma cultura de urgência e necessidade vai ajudar bastante a correr atrás dessa grana e ficar de boa o quanto antes. É melhor sobrar uma grana e rolar uma extensão depois do baile de formatura do que não ter dinheiro suficiente nem para pagar o cafezinho amargo pra curar a ressaca daquele tio que resolveu exagerar nos drinks.

Não se esqueça de que, o que não é visto, não é desejado, o que faz da divulgação uma das maiores aliadas de sucesso de uma ação de formatura. Faça com que as pessoas saibam que a sua turma está promovendo um evento babado ou vendendo brindes mega estilosos e todos vão se interessar em participar e colaborar com a formatura.

As redes sociais são aliadas nesse sentido e vale usar todo o carisma dos coleguinhas blogueiros para chamar a atenção para o que a sua turma estiver organizando. Também a empresa de formatura pode dar ideias de estratégias bem-sucedidas que podem dar certo também para a sua turma.

As pessoas querem investir grana naquilo que acham mesmo que vale a pena e que vai fazer com que elas se sintam felizes ou que dá pra postar nos stories do Instagram para virar tendência — organize eventos arrasadores e vai ter fila para comprar ingressos na entrada.

Quais erros devem ser evitados por toda comissão?

Assim como os riscos, qualquer organização está passível de erros e evitá-los deve ser expressão de ordem dentro e fora da comissão de formatura. Isso vale para a turma toda — situações como conflitos, desorganização, inadimplência, atrasos e procrastinação devem ser evitadas a qualquer custo.

Todos esses erros na organização da formatura colocam em risco o êxito da missão. Já vimos turmas não conseguirem alcançar seus objetivos por pura falta de colocá-los em prioridade e isso é bem triste e frustrante.

Se você está lendo esse guia é porque deseja mesmo eliminar qualquer chance de a formatura não dar certo e essa é uma atitude louvável. A liderança é um ponto forte da comissão e de toda a turma, pois alguém deve ter pulso forte e colocar a galera para refletir sobre a importância do baile de formatura.

Ninguém nasce sabendo sobre todas as coisas e a informação está em todo lugar depois que a internet ganhou o mundo e oferece recursos inimagináveis de pesquisa. Nosso blog mesmo está repleto de conteúdos que vão ajudar muito a sua turma a montar a festa mais top de toda a galáxia.

Existimos para ajudar alunos que, como você, se importam, e muito, em montar um baile inesquecível e deixar colegas, amigos e familiares extasiados e orgulhosos de participar de uma celebração mega importante — algo que seja bem feito e organizado com o coração, jamais sairá da memória das pessoas.

Curtiu este post? Chega mais e entre em contato com a gente para conhecer nossos serviços e como podemos ajudar a sua turma a montar um baile inesquecível. Tudo foi aprimorado ao longo dos anos para oferecer suporte total a uma turma que merece comemorar a conquista em grande estilo!

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