Cargos da comissão de formatura: um guia completo

1. Introdução

Definir os cargos da comissão de formatura é uma missão que a turma vai encarar já nos primeiros meses da faculdade, quando o grupo representante é formado e precisa dos responsáveis para distribuir as atividades.

Cada cargo tem características específicas e exige que o perfil dos coleguinhas seja adequado para assegurar que as tarefas serão planejadas, organizadas e cumpridas para que a grande festa aconteça de uma forma incrível.

É normal ter dúvidas na hora de fazer essa escolha? Sim! E elaboramos este guia completo para dar uma mãozinha nesse impasse de saber quem vai sentar na cadeira do presidente ou do secretário, com todos de acordo para evitar qualquer tipo de treta!

2. A importância da definição coerente dos cargos 

Tente imaginar um coleguinha de timidez extrema no cargo de presidente da comissão da formatura e vai dar para perceber que não rola. Isso porque o presidente é alguém com um perfil de comando e que é capaz de falar em público com desenvoltura.

Quando a chamada para a eleição da comissão de formatura acontece, pode ser que muitos colegas se candidatem, dispostos a colaborar nos preparativos para a realização do baile dali alguns anos.

Mas não podemos esquecer de que é preciso ter muita calma nessa hora e não sair distribuindo os cargos sem critérios ou coerência na escolha. Os cargos servem para atribuir responsabilidades, logo, quem se ocupa de cada um deles vai precisar de competências e habilidades para fazer a coisa funcionar.

Antes de mais nada, vale ressaltar que, embora seja eleito um grupo para representar a turma em diversas frentes de decisão, a galera toda deve também ser responsável por contribuir em tudo que for necessário.

Muitos colegas costumam achar que, depois que a comissão é formada, só precisam contribuir para o fundo e boa, rolando uma treta danada, afinal, os colegas da comissão são também alunos e passam pelos mesmos perrengues nos semestres — detalhe, não recebem por isso.

2.1. Perfil de cada cargo

Para ajudar a compreender melhor e auxiliar na escolha dos colegas com perfil para cada cargo, no melhor estilo “cara-crachá”, vamos descrever cada cargo e assim será mais fácil olhar para um coleguinha e dizer: “hummm, você tem mesmo perfil para ser o tesoureiro” ou “temos um marqueteiro de primeira aqui, ó”. Se liga aê!

2.1.1. Presidente

Dentre todos os cargos, esse carregará a responsa sobre suas costas, uma vez que centralizar as decisões em suas mãos será uma forma de manter o controle da situação para não causar aquele tumulto na hora de contratar um fornecedor ou fechar um serviço.

Caberá ao presidente ter voz ativa e autoridade (autoritarismo jamais) para convocar reuniões, delegar funções, contatar e negociar com fornecedores e tomar decisões quando acontecer aqueles impasses monstros.

Para ocupar esse cargo, a turma deve pensar em alguém que tenha firmeza no modo de ser e agir, que seja justo e neutro com todos os colegas, mesmo tendo preferências e andar em grupinho no recreio — um perfil de liderança que saiba separar amizade, estudos e responsa na comissão de formatura.

2.1.2. Vice-presidente

Na mesma vibe do presidente deve vir o vice, para dar aquele apoio moral e segurar a onda quando o presidente estiver em apuros, o que pode ser um conflito gigante ou a prova cabulosa daquela matéria super difícil.

O perfil é bem parecido com o do presidente e precisa também ser enérgico quando a turma estiver decidindo sobre algo. É difícil conter um alvoroço e considerar a opinião de todo mundo, por isso, quanto mais próximos, em tipos de perfil, mais fácil será para presidente e vice tratarem as questões que envolvem os preparativos da festa.

A diferença maior entre o presidente e o vice é que o segundo precisa ter um perfil mais apaziguador, do tipo que o presidente morde e o vice vem atrás oferecendo um mertiolate — alguém precisa contemporizar e nada melhor que uma retaguarda trabalhada na paz e na harmonia.

2.1.3. Tesoureiro

Quando a comissão surge, surgem também as milhares de ideias para levantar fundos para bancar a festança e isso envolve uma grana bem considerável. Um membro da comissão precisa pegar esse compromisso para chamar de seu e não pode ser alguém com dificuldades de lidar com números.

O tesoureiro ficará com a missão de acompanhar a evolução desse dinheiro e transmitir para a galera o que ainda falta para chegar no montante previsto.

Nem precisamos dizer que organização é vida nesse cargo, né? Vira e mexe o presidente vai precisar de uma atualização para contextualizar a galera da necessidade de ações para levantar fundos — e isso o tesoureiro deve ter praticamente na memória.

Todo o cuidado é pouco, pois o tempo passa rápido e quando a turma assustar já vai ter chegado o dia da festa, faltando grana para pagar os brigadeiros. Socoooorro! Sem contar que muitos serviços são contratados com antecedência, viu? Então é mega importante ter um membro de confiança responsável pela tesouraria.

2.1.4. Secretário

Um olho no calendário, outro na agenda e um terceiro no arquivo de documentos. Essa é a missão do secretário que abraça as funções de confecção da pauta e registro da ata das reuniões, além de arquivar os documentos correspondentes a tudo o que for decidido pela turma.

Esses documentos são de extrema importância para comprovar láaaa no final qualquer acordo entre todos, caso aconteça um trelelê de alguém dizer que a festa não foi como combinado.

Em cada encontro, cada decisão, todo mundo deve assinar e o secretário não pode deixar passar batido. Colocar datas, scanear o documento para guardar em arquivo digital e refrescar a memória do presidente, são atribuições de alguém que deve gostar de organização e detalhes.

2.1.5. Marketing e eventos

Festaaaaaa! O maior festeiro da turma é o perfil mais indicado para ocupar esse cargo, certo? Em parte. Vamos combinar que não existe festa sem um mínimo de planejamento, organização e proatividade, né?

Por isso, esse não é um cargo que pode ser ocupado por alguém que apenas goste de festas, mas que seja, sobretudo, bem relacionado, com aquela capacidade ímpar de animar a galera, além de habilidades para dialogar com a empresa de formatura e negociar com fornecedores.

Será legal ter duas pessoas para cuidar dessa área. Enquanto uma ajuda na organização das festas, a outra ajuda a fazer campanhas para ter mais adesão e mais dindim no fundo de formatura — a festa vai ficar muito mais completa.

Quando a turma reúne com a empresa de formatura e define o que fazer para juntar uma grana, vai rolar muito trabalho, para todo mundo, logo, alguém precisa se encarregar de convidar e convencer a galera a participar, enquanto outro cuida dos preparativos. Santa competência. Tá formada a dupla Batman e Robin!

2.2. Importância de entender os papéis e funções

Depois que os membros forem designados para seus cargos, é importante que cada uma saiba, exatamente, o seu papel dentro da comissão e suas funções, ou nada do que foi estabelecido durante a eleição terá validade — certeza que vai dar ruim se não organizar direitinho.

A comissão é enxuta e os cargos existem para centralizar as tarefas e as dúvidas dos demais formandos. Os membros devem sempre que possível se reunir para dialogar sobre o que foi realizado e o que ainda há por fazer.

Assim, será mais fácil visualizar onde e como cada um pode melhorar em suas funções ou onde a turma pode atuar mais fortemente, sempre com o objetivo de levantar a grana e administrar bem para custear a festa.

3. Dúvidas mais comuns sobre os cargos da comissão

É muito comum bater muitas dúvidas sobre a formação da comissão, os cargos e as funções. Ainda geram questões sobre aspectos como benefícios de participar da comissão e se caso um membro quiser sair, como deve ser o procedimento.

Respondemos a seguir essas principais dúvidas para acabar de vez com os grilos na caxola da galera.

3.1. Não saber quais são exatamente esses cargos

Como descrevemos os cargos lá no início, será bem tranquilo explicar para a galera quais são os cargos e como são suas atividades na prática, mas para fortalecer a ideia, vamos dar uma sintetizada.

• Presidente – responsável-mor pela comissão e todos as decisões sobre os contratos de serviços e fornecedores para as festas de formatura. É quem vai conduzir as reuniões e ter um posicionamento decisivo.
• Vice-presidente – na ausência do presidente, é o vice quem deve assumir o posto e dar andamento aos preparativos do baile. Ele é o membro do consenso e do equilíbrio, caso as tretas aconteçam.
• Tesoureiro – membro responsável pelo acompanhamento das finanças e por manter o saldo atualizado para informar à galera nas reuniões ou sempre que necessário.
• Secretário – fará todas as anotações a respeito da comissão, do planejamento e da organização da festa e formatura, incluindo as pautas e atas de reuniões, além do arquivo desses documentos.
• Marketing e eventos – um festeiro que tem um evento grande pela frente não quer guerra com ninguém, logo, será sempre o mais bem humorado, mais animado e contagiante da galera.

3.2. Qual é o mínimo e o máximo de integrantes

Não há uma regra absoluta, mas o ideal é que, para uma turma que tenha em média 30 alunos, a comissão seja formada por 6 membros, mais 1 ou 2 suplentes para garantir uma substituição caso role uma emergência.

É um número ideal que comporta toda a demanda de atividades, do planejamento à execução, ainda mais que a comissão deve contar com a ajuda de uma equipe especializada da empresa de formatura.

3.3. Quais as responsabilidades

Listamos a maior parte das responsabilidades na descrição dos cargos, mas isso também vai variar de acordo com o número de alunos e engajamento da turma. Pode ser que os membros sejam menos ou mais sobrecarregados de tarefas.

3.4. O que fazer para sair do cargo

Fazer que nem em Tropa de Elite, pedir pra sair, mas para isso vale considerar que se a empresa de formatura já tiver sido contratada, é preciso observar o tipo de contrato.

No caso de assessoria, a pessoa precisa comunicar aos demais membros da comissão e à empresa responsável para que seja formalizada sua saída da comissão.

Se o fujão for presidente, vice ou tesoureiro, a turma vai precisar substituir esses cargos e alterar o Estatuto com reconhecimento no cartório e tudo. O ideal é ninguém soltar a mão de ninguém na comissão, porque além de dar trabalho, gera custos e baixa no caixa da comissão.

Agora, em caso de pacote, o procedimento é o mesmo, com a diferença de que a comissão mesmo será responsável por reorganizar os cargos e colocar um colega no lugar de quem saiu.

3.5. O que os participantes da comissão ganham

Quem entra para a comissão deve estar ciente de que não vai receber um pagamento por isso, nem ganhar algo material, mas a certeza de entrar um pouco sem noção e sair ganhando uma baita experiência de tanto trabalhar com fornecedores, entender sobre finanças e fazer gestão de equipes. Top pro currículo, hein?

3.6. O que fazer se a festa for unificada

Acontece em muitas universidades de duas ou mais turmas decidirem realizar uma festa juntas. É importante que de cada uma, dependendo também do número de alunos, ao menos, dois colegas sejam membros da comissão de formatura.

A representatividade em cada turma é fundamental para tornar o diálogo e as decisões mais dinâmicas e consistentes, já que a informação chegará com mais facilidade. Se for necessária uma nova eleição para redefinição de cargos, em caso de uma unificação tardia, bota pra jogo, porque assim garante que todas as turmas terão o mesmo resultado.

3.7. Quais as possibilidades de voltar para a comissão

Seeeee a sua vaga ainda estiver desocupada, você poderá retornar à comissão e assumir suas responsabilidades, desde que continue fazendo parte do fundo de formatura.

3.8. O que fazer quando o aluno/membro da comissão é reprovado na faculdade

Relaaaxa! Uma coisa é uma coisa e outra coisa é ouuuutra coisa! Você vai poder continuar como integrante da comissão mesmo se tomar pau em alguma disciplina ou agarrar no TCC. Se joga na festa e corre para recuperar o prejuízo na facu.

4. A importância de uma empresa de formatura

Pode ser que a turma fique em dúvida sobre os critérios para definir os cargos ou para definir quem vai cuidar do que. A empresa ajuda e orienta na definição de cargos, considerando as características de cada um e ajudar a administrar as tretas caso alguém que não tenha perfil cisme de ser o presidente e querer puxar o bonde, por exemplo.

5. Conclusão

Chegamos à conclusão de que conhecer os detalhes sobre a comissão de formatura vai ajudar no planejamento e na organização dos eventos e também da grande festa.

Separar os cargos, as responsabilidades e conhecer as questões burocráticas que envolvem a comissão e regem o estatuto, dá maior segurança pra galera e nos casos de alteração, desistência, inda e vinda — tudo isso ajuda os membros a saberem o que fazer junto com a empresa de assessoria.

6. Sobre a VIVA Eventos

Nós da VIVA estamos muito acostumados a contribuir para ver os olhinhos dos formandos brilhando. Até levamos lencinhos para não borrar a maquiagem, pois a gente sabe que passa um filme na cabeça e fica difícil de conter a emoção.

Como maior do País e sem trocadilhos, a gente não perde uma festa! Fazemos questão de trabalhar apenas com profissionais top das galáxias para garantir que tudo ocorra exatamente como a turma sonha! No final é só cair pra dentro da pista e quebrar tuuuudo!