Como diminuir a inadimplência no fundo de formatura?

Uma das maiores dificuldades que uma comissão enfrenta é a inadimplência no fundo de formatura. Por diversos motivos, os formandos deixam de se comprometer com as mensalidades, e é preciso muita calma nessa hora para contornar a situação.

Antes de tomar qualquer atitude, a comissão deve entender o cenário da inadimplência e o grau de comprometimento do caixa. Assim, será possível adotar as medidas certas para colocar a arrecadação em dia.

Fácil não é, mas viemos neste post dar uma mãozinha com as ideias de reversão da inadimplência do fundo de formatura. Respira fundo, mantenha a calma e vamos juntos pensar em soluções práticas para o probleminha!

Por que a inadimplência acontece?

Querer não é poder — quantas vezes você ouviu essa frase em diversos contextos? Acontece que querer é poder sim, quando se fala de um baile de formatura. O que rola é que não é barato fazer uma big festa para celebrar a conquista de um diploma.

Não dá para tomar a decisão de fazer o baile na base do entusiasmo de desejo de causar no Insta. A falta de planejamento, da comissão e também dos coleguinhas, pode resultar na inadimplência no fundo de formatura.

É que a galera não se prepara para desembolsar a mensalidade por um longo período, e se a comissão não tiver um plano de conscientização e envolvimento empático da turma, terá dificuldades para fazer cobrança.

Aliás, é preciso ter muito cuidado com a abordagem para cobrar um coleguinha inadimplente. Apesar de ele estar em falta com as obrigações, é essencial que a gente entenda os motivos que levaram aquele formando a deixar de pagar sua parcela.

Como reduzir a inadimplência no fundo de formatura?

O papel da comissão de formatura é fundamental sendo firme, porém, com gentileza. Dificilmente haverá em uma turma de formandos alguém que não queira participar da festa de formatura, logo, se há mensalidades pendentes, é preciso entender as razões de cada colega.

O primeiro passo é ouvir a galera inadimplente e conhecer a realidade de momento. Pode ser esquecimento (quem nunca?) ou dificuldade financeira mesmo. Sabemos que a despesa com estudos não é mole pra ninguém, então, empatia é vida.

Sentar com cada formando, mandar a real numa conversa franca, fará com que do outro lado ele também entenda que as responsabilidades da comissão são grandes e que os fornecedores não trabalham de graça.

A sensibilização de um lado e de outro vai promover uma ação conjunta para contornar o perrengue e colocar o trem de volta nos trilhos. A partir de um levantamento concreto sobre a inadimplência é que as ações poderão ser colocadas em prática.

A renegociação da dívida com parcelamento mais flexível ou extensão do prazo para pagamento são algumas dessas ações. Entretanto, é importante atentar para todos os compromissos já estabelecidos e adequar o acordo com os colegas inadimplentes ao que já foi prometido aos fornecedores.

Alguns serviços, como locação do espaço, buffet, segurança, fotografia e filmagem, banda, têm contrato fechado com antecedência para garantir a data, por isso, a comissão precisa do dinheiro em caixa para não se tornar a própria inadimplente.

Como planejar as cobranças e minimizar a inadimplência?

Em tudo na vida, se você deseja que as coisas deem certo, planeje. Lembra do “querer não é poder”? Para que tudo dê certo, toda a festa precisa ser planejada nos mínimos detalhes, e é por isso que os preparativos começam bem antes do grande dia.

A antecipação dá o tempo necessário de arrecadar a grana e corrigir os problemas da inadimplência. Não adianta sonhar com uma noite de glamour, vestidos estilo Versace e muitas selfies para matar azinimigas, sem as chances reais de rolar a festa.

Tome nota de algumas ações estratégicas para facilitar o acompanhamento e a cobrança do fundo de formatura. Com um controle do fluxo de caixa bem realizado, pode ser mais fácil evitar o saldo em vermelho.

Mapeamento do cronograma de cobrança

Um bom controle facilita a visualização de todo o cronograma de cobrança, para não chegar ao estágio da inadimplência. As cobranças devem ter um padrão — ou perder o controle será muito fácil.

O ideal é definir um processo de cobrança bem estruturado que contemple:

• o pagamento;
• os lembretes de vencimento da mensalidade;
• as notificações de atraso;
• os meios de comunicação com os colegas.

Cobrança de taxas por atraso

Esse é um ponto delicado do relacionamento com a galera. A cobrança de juros e multa por atraso é comum quando alguém deixa de pagar um determinado valor até a data de vencimento.

Por isso, a importância de entender os motivos da inadimplência e aplicação correta dos critérios de cobrança. Deixar claro quais são as taxas e como elas são calculadas fará a galera compreender melhor porque pagar além do combinado.

O combinado não sai caro, certo? A inclusão das taxas por atraso deve ser acordada com a turma desde o início, com formalização desse acordo. Isso evita dores de cabeça e questionamentos infundados quando e se começarem os problemas de inadimplência.

Além de dar aquela inibida no coleguinha prestes a se tornar inadimplente por querer gastar a grana com outra coisa, os valores referentes às taxas vão ajudar a compor o caixa — ao final, a soma pode ser bem expressiva.

Apoio da empresa de formatura

Vale lembrar que os membros da comissão são gente como a gente, ou seja, formando como os coleguinhas. Lidar com a inadimplência no fundo de formatura pode ser desgastante, afinal, estamos falando de pessoas que convivem diariamente.

Já pensou ter que cobrar sua melhor amiga da sala de aula e dos rolês? Contar com uma empresa de formatura e um espaço virtual para concentrar todas as informações de cada formando vai ajudar a não criar um climão entre a comissão e a turma.

Com uma empresa especializada, os boletos são gerados automaticamente, evitando um contato tão direto que pode até gerar conflitos. Enquanto a comissão planeja e define os processos, a empresa estará ali para dar mó apoio, executando a parte burocrática.

A comissão não precisa segurar os perrengues sozinha se pode ter uma empresa maravigold para chamar de sua. Só é necessário pesquisar bem e optar por uma empresa idônea, que manja mesmo dos paranauês.

Emissão de relatórios de pagamentos e adesões

Quantas pessoas pagaram ou quais são as últimas adesões? Ninguém precisa ter essas informações na memória, né non? É para isso que foram criados os relatórios e eles são excelentes fontes de consulta, mas precisam estar sempre atualizados.

Pelos relatórios, dá para saber quem está inadimplente e há quanto tempo. Essas informações são preciosas, pois, com os dados em mãos, a comissão sabe como anda o caixa e pode tomar decisões mais certeiras.

Os relatórios podem ser produzidos a partir das planilhas de Excel ou da plataforma da empresa de formatura contratada (sim, uma boa empresa vai emitir relatórios topzeiras para poupar o trabalho da comissão de formatura).

Apesar de complexo, não é impossível diminuir a inadimplência no fundo de formatura quando se tem organização, controle e apoio de gente que entende dos problemas enfrentados pelas comissões.

Se você deseja conter a inadimplência na sua turma, deixa a gente ajudar. Entre em contato com o nosso time e saiba como a VIVA Eventos pode auxiliar, das questões financeiras à organização do grande baile!