Entenda por que contratar empresas que organizam formaturas

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Tudo bem que a formatura talvez esteja ainda longe de acontecer, mas já ouviu um ditado que diz que “o seguro morreu de velho”? A maioria das boas empresas que organizam formaturas já terão fechado compromissos quando vocês decidirem contar com uma ajudinha especializada.

A organização de uma cerimônia e um baile de formatura exige dedicação para não deixar passar aquele detalhe minúsculo, mas fundamental. Imagine se a comissão tiver que cuidar de toda a preparação? Pode rolar um surto coletivo em algum momento.

Para ajudar a acalmar os nervos e dar uma clareada na preparação punk, viemos neste post trazer um afago no coração da galera. É simples! Basta planejar e contar com um time mega capacitado para aquele suporte federal. Relaxa que nós vamos explicar como funciona!

Qual é a importância de contratar empresas especializadas?

A intenção pode até ser boa, mas nem sempre os membros da comissão de formatura têm experiência em planejamento de eventos de grande proporção. Estamos falando de um mega evento, para muitas pessoas, tipo, MUITAS MEEEEESMO!

Vale lembrar que os membros da comissão são coleguinhas no melhor estilo “gente como a gente” e estão enfrentando os mesmos perrengues dos outros alunos — provas cabulosas, apresentação de trabalhos, exercícios infinitos.

É complicado dividir e administrar o tempo, abraçando a responsa por completo. É aquele esquema: se der certo, a galera vai toda bater palmas e rolar aquele clique dizendo “essa é a nossa comissão topzeira.

Maaaas, se algo der errado, o bicho vai pegar, pois rola grana de todo mundo e geral nem quer saber o trabalho que dá, só quer que a festa de formatura seja perfeita pra postar nas redes sociais e sambar na cara dazinimigas.

Por isso é importante considerar a contratação de uma empresa que saiba direitinho o caminho a percorrer e conhece todos os atalhos — aluguel do salão, buffet saboroso, banda com melhor repertório, decoração surpresa, iluminação de deixar Vegas no chinelo.

Tudo isso faz parte do escopo de trabalho de uma galera que não brinca em serviço e vive para transformar o sonho de um grupo de alunos em uma realidade digna dos filmes encantados.

Quais são as vantagens de contar com uma empresa para organizar a formatura?

Além do fato de você e o resto da comissão ter tempo para dormir com mais tranquilidade? Muuuuuuitas vantagens. Sério! Aquela perda de tempo para procurar pelos fornecedores de cada serviço não acontece quando se contrata uma empresa especializada.

Cada empresa de formatura já tem um cadastro de vários tipos de fornecedores em seu banco de dados, o que facilita e agiliza todo o processo. São muitos contatinhos estratégicos para atender de acordo com o que o grupo solicitar.

A comissão vai ficar responsável pela gestão, acompanhamento e prestação de contas para a galera, deixando a cargo da empresa contratada todos os cuidados operacionais. É tudibão saber que há um ombro muuuuito amigo!

Dá uma conferida no que empresas que organizam formaturas podem ajudar. Perceba que é muita treta até chegar o grande dia e que, certamente, esse será o melhor investimento coletivo da galera!

Facilidade na negociação com fornecedores

Uma empresa especializada está acostumada a negociar com vários fornecedores ao mesmo tempo. Como muitas vezes fecha contrato com mais de uma turma para organizar a formatura, ganha potencial de negociação e desconto por montante. E os descontos são bons, viu?

Assessoria para fechamento dos contratos

Para garantir o atendimento durante o evento de formatura e não correr o risco de ficar pistola com a falta de fornecedor, a comissão precisa fechar os contratos com antecedência. Vá por mim! É preciso muita atenção quanto às cláusulas.

É cada trollagem de mau gosto no dia do evento: banda que não cumpre o tempo correto (às vezes nem aparece), buffet que não serve a sobremesa (já teve festa que o buffet deu o cano) e por aí vai.

Tudo isso porque os responsáveis fizeram contatinhos por conta própria e não leram o que estava escrito naquelas letras miudinhas dos contratos. Se acontecer isso, é sentar na calçada, chorar um pouco e torcer para alguém ter um som no carro e o Habib’s fazer entregas. Deleta! Isso não vai acontecer!

Elaboração de cronograma de prazos

Quanto tempo falta para a formatura da sua turma? São muitos os preparativos e talvez vocês da comissão estejam em vantagem, mas é fundamental contar com os imprevistos. Qualquer coisa pode acontecer no meio do percurso e atrapalhar os planos, seja de arrecadação da grana necessária, seja dos eventos paralelos ou mesmo da grande festa.

A empresa especializada vai ajudar sua turma a montar um cronograma top das galáxias, com prazos bem definidos, que é para dar tempo de recuar e montar um plano B se for preciso.

Ideias de festas de arrecadação pré-formatura

Realizar uma festa de gala não sai barato e é necessário arregaçar as mangas e envolver a galera toda na captação de recursos. Além da mensalidade que deve ser paga por cada participante é legal promover eventos pré-formatura.

Eles ajudam a arrecadar fundos, mas também a aproximar mais os coleguinhas — da mesma turma e também das outras da escola — o que é bacana, pois, além de levantar uma boa grana, dos tempos de escola e das baladinhas maneiras costumam nascer as grandes amizades e os lindos amores.

As empresas que organizam formaturas já estão na estrada faz tempo e viram muitos desses eventos acontecerem podendo dar um moral pra galera e indicar aqueles que são rentáveis e lacração total.

O que avaliar antes de contratar a empresa?

Primeiro de tudo é buscar referências dos serviços anteriores. Isso é fundamental para que você e toda a turma sinta firmeza na proposta ofertada. Depois, entenda de que forma a empresa pretende firmar o compromisso com a sua turma — leia atentamente a proposta e depois o contrato, para só depois assinar qualquer documento.

Queira conhecer todos os profissionais que vão atuar diretamente no planejamento junto com a comissão. Informações como experiência, conhecimento técnico e função são mega importantes para que você saiba a quem pedir suporte se rolar uma treta.

Uma boa empresa que organiza formaturas nem vai deixar você fazer tantas perguntas. Vai logo mostrando a que veio com as referências disponibilizadas para você averiguar o contrato com cláusulas bem claras e objetivas, além dos profissionais com o currículo debaixo do braço, para provar do que são capazes.

Agora que você já entendeu a importância de contratar empresas que organizam formaturas, vou apresentar a você a VIVA Eventos — uma empresa especializada em promover eventos e festas universitárias e também do Ensino Médio. Como maior do país, temos a feliz missão de auxiliar milhares de estudantes em suas comemorações de formatura.

Fazemos isso há muitos anos, sendo a maior do país e tendo no currículo mais de 500 eventos por ano. E sabe de uma coisa? Simplesmente amaaamos o que fazemos! Suave na nave, caminhamos com a certeza de que os melhores serviços estão nas mãos do melhor time.

E se você chegou ao final deste post com o coração saltitante e já vendo a festa acontecer de um jeitinho tão sonhado, que tal deixar a gente participar bem de pertinho? Podemos ajudar bastante nessa empreitada. Entre em contato e saiba como!

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