Entenda mais sobre a função de tesoureiro da comissão de formatura

Antes de contar o que faz, qual deve ser o perfil e as funções do tesoureiro da comissão de formatura, vamos abrandar os corações mais aflitos dizendo que não, o tesoureiro não precisa mexer com o dinheiro dos coleguinhas.

Ufa! Isso porque quem cuida dessa parte é a empresa de formatura. O tesoureiro vai acompanhar as finanças e reportar à galera, mas sem precisar ser o responsável direto, com aquela trabalheira de planilhas e continhas com fórmulas.

Muita gente tem essa ideia errada de atuação na função de tesoureiro, e viemos desmitificar esse conceito neste post, pois acreditamos que tem muito formando com perfil adequado que não participa da comissão por medo de lidar com dinheiro. Continue lendo e fique por dentro de tudo!

O tesoureiro da comissão de formatura

É bem provável que, quando se fala em tesouraria, muita gente se lembre dos avós participando dos eventos na associação do bairro, em que alguém deve ficar no caixa vendendo as fichas para as barraquinhas e depois prestar contas do dinheiro arrecadado.

No caso de uma formatura, é tudo bem diferente: o tesoureiro não precisa botar a mão direto no dinheiro. A preocupação com as finanças é a mesma e ainda maior, pela proporção da festa e pelo valor total que deve ser arrecadado, mas nada dessa situação complicada de cuidar diretamente do dinheiro dos coleguinhas.

A parte de finanças deve ser um dos principais focos da comissão de formatura, afinal, é preciso ter dinheiro, uma quantia bem razoável para pagar todas as despesas, o que não pode ser deixado para a última hora.

Saca só o que, de cara, a turma precisa pagar para o grande baile, fora os eventos que exigirão investimento para colher os frutos depois — só por aqui já dá para ver o tamanho da responsa do tesoureiro:

• aluguel do espaço para o baile;
• atração musical;
• iluminação;
• decoração do salão;
• buffet (essa parte é boa, porque comida é vida!);
• segurança;
• limpeza e conservação;
• empresa de formatura;
• serviço gráfico.

Muitos desses serviços são contratados bem antes para garantir que estarão disponíveis na data, o que mostra a necessidade de ter dinheiro em caixa quanto antes.

É disso que o tesoureiro cuida — informar à turma como está a entrada e a saída de recursos financeiros e informações repassadas pela empresa de formatura, que cuidará do resto.

O controle e o acompanhamento é que transmitem credibilidade para o restante da turma continuar pagando em dia e também para aqueles que ainda não aderiram ao fundo de formatura convencerem-se de que vale mesmo a pena.

Quais são as funções do tesoureiro da comissão de formatura?

O tesoureiro é uma ponte — entre a turma e a empresa de formatura — para repassar tudo o que ocorre com a grana que a galera está investindo. Depois que as reuniões acontecem e são definidas as ações e os eventos, é hora de cuidar para que as informações se mantenham atualizadas.

Vamos supor que a turma já começou a pagar o fundo de formatura, fez o primeiro evento para arrecadar mais uma grana e, de repente, alguém tem uma brilhante ideia de arrecadação, mas que, para isso, seja preciso antes investir.

Se a ideia for mesmo daora, o presidente terá que convocar uma reunião de emergência para fazer a apresentação e saber se estão todos de acordo. Para isso, os números financeiros serão essenciais, e o presida vai pedir isso para quem? Sim, o tesoureiro.

Como o tesoureiro terá essas informações? Mantendo contato contínuo com a empresa de formatura para obter uma demonstração completa do saldo, o que será repassado de acordo com o método de trabalho da empresa — normalmente, um dashboard bem objetivo, transparente e interativo, com acesso liberado para o tesoureiro.

Ah! Ele também será o responsável por cobrar os coleguinhas inadimplentes e conscientizar a turma da necessidade de manter os pagamentos em dia, de forma que a comissão consiga honrar os acordos e não afetar nenhum compromisso.

Por exemplo, não se pode esquecer de que outras turmas formarão no mesmo período em que a sua e que muitas gostariam exatamente daquele salão que vocês contrataram. O não pagamento caracteriza inadimplência, e isso pode fazer a administração do salão romper o acordo por falta de pagamento.

Qual é o perfil de quem opta pelo cargo?

Não precisamos dizer que organização e facilidade com os números são características que não podem faltar em um tesoureiro, né? É essencial ter um perfil que entenda a importância de checar os números diariamente e encontrar melhores formas de apresentar para a turma.

Os valores podem ser seguidos de relatórios em que se demonstram a evolução, os ganhos e o que ainda falta para concretizar o sonho. O tesoureiro deve ter capacidade de análise do orçamento, assim como do previsto e do realizado, para ajudar melhor o presidente na hora de defender as ideias.

Outro aspecto importante do perfil do tesoureiro é que ele deve ser empático para entender quando os colegas quiserem informações sobre o investimento e não levar para o lado pessoal quando, por exemplo, o melhor amigo, por exemplo deixar de pagar a mensalidade.

E seu papel para o sucesso dos eventos, qual é?

Ser um bom articulador e prestador de contas confiável. Um tesoureiro que tenha tudo organizado, com todas as informações sobre a destinação do dinheiro alheio, vai ganhar a confiança dos colegas.

Pode ser que, com o tempo, ele nem tenha que apresentar tantas comprovações, de tanto que a galera passa a confiar no seu trabalho. Para isso, porém, o tesoureiro jamais deve dormir no ponto e deixar de fazer o controle adequado.

Além disso, o diálogo com a empresa de formatura deve ser o mais transparente possível para evitar qualquer equívoco na comunicação. Escolher uma empresa séria e experiente fará toda a diferença.

Como se destacar na função de tesoureiro?

Um bom tesoureiro precisa atuar de forma transparente e ser completamente responsável na função. É fundamental também ser imparcial e separar as amizades da obrigação de manter o pagamento em dia.

O formando que desejar participar de perto somente deverá se candidatar ao cargo de tesoureiro da comissão de formatura se tiver mesmo o perfil indicado para ocupá-lo. É uma função de extrema importância que requer cuidados com os números e a interpretação adequada das finanças, para que, ao final, a festa seja um sucesso!

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