Descubra como ter uma festa de formatura que ninguém vai esquecer

Tempo de leitura: 6 minutos

A festa de formatura é um dos eventos mais importantes na vida dos graduandos: fim de uma longa jornada de estudos e início da tão sonhada carreira profissional. Para comemorar em grande estilo essa conquista, é preciso organizar um evento memorável.

São vários os detalhes que devem ser escolhidos, e, para isso, vocês precisam se planejar. Para ajudar nessa tarefa, preparei este post listando as principais dicas para ter uma formatura de sucesso e arrasar na comemoração. Continue a leitura para conferir!

Crie uma comissão de formatura

Todos da turma têm ideias e expectativas com a formatura, só que vocês precisam botar ordem na bagunça e montar uma comissão para encabeçar o planejamento, escolhendo as pessoas que ficarão responsáveis pela organização e pelas dores de cabeça.

Calma! Isso não significa que eles decidirão tudo sozinhos. A comissão vai representar os alunos e procurar as alternativas viáveis para a formatura, como empresas organizadoras e ideias para arrecadar fundos. Depois de apresentar as opções em reunião, a turma faz uma votação para definir cada um dos pontos.

E como formar a comissão de formatura? O número de membros varia conforme o tamanho da turma, com pelo menos 4 pessoas que dividirão as responsabilidades. Para isso, criam-se diferentes cargos: presidente, vice-presidente, tesoureiro, secretário, e por aí vai. Assim, ninguém precisa enlouquecer sozinho com os preparativos fica sobrecarregado e cada um terá suas funções bem definidas.

Escolha a data e o local certos

Uma decisão importante é o dia da festa de formatura. A colação oficial depende de sorteio realizado pela faculdade, mas a turma pode organizar uma colação festiva e escolher as datas da comemoração livremente, conforme a disponibilidade de local e o orçamento disponível. Façam isso com bastante antecedência, pois o período é bem concorrido: se vocês querem fornecedores específicos, é preciso correr para reservar o dia definido.

Essa decisão deve ser tomada em uma reunião com a turma, considerando também os outros eventos da formatura, como o jantar dançante. E lembre-se: muitos formandos têm parentes e amigos que moram longe e precisarão viajar para comparecer ao evento, então vale a pena avaliar essa questão no momento de escolher o dia.

Arrecade dinheiro para a festa

A festa de formatura envolve custos, então a turma precisa se planejar para arcar com esse investimento. Primeiro, os formandos precisam ter uma noção do valor que será investido. Em seguida, é hora de definir as mensalidades que serão pagas individualmente. Aqui, a empresa de formatura pode dar uma forcinha para a comissão definir o custo do evento e preço da parcela.

Isso pode ser feito de diversas formas: o fundo de formatura pode fechar um evento com todos os itens definidos e um valor determinado ou todos os detalhes podem ser decididos em conjunto com a empresa, acrescentando itens aos poucos e alterando os custos com o passar do tempo, de acordo as escolhas da turma.

Então você me pergunta: não vai ficar muito caro? Na verdade, isso vai depender das escolhas da turma para o evento, mas é aí que entram as formas de arrecadação para ajudar com o fundo de formatura.

Rifas, bazares, cervejadas abertas ao público ou patrocinadores são ótimas opções para juntar um dinheiro e auxiliar com os custos da festa. Esses valores ajudam a custear a formatura, evitando o aumento da mensalidade ou permitindo a contratação de atrações adicionais para deixar o evento ainda mais divertido.

Defina o número de convidados

Essa é uma questão muito importante! A quantidade de pessoas que vai participar da festa de formatura tem impacto direto no tamanho e no orçamento do evento. Logo de cara, é preciso definir o número de formandos que vão aderir ao fundo. É claro, essa é apenas uma média: com o passar do tempo, outros alunos podem ser juntar ao grupo.

O próximo passo é pensar no número de convites por formando. Infelizmente, é aqui que a discórdia costuma reinar entre a turma e as amizades ficam abaladas: enquanto alguns têm uma família que, sozinha, já enche a balada, outros não têm tantas pessoas para convidar.

O problema é que, quanto maior a festa, maiores os custos. Por isso, na hora de definir o número de convites de formatura que serão disponibilizados, é preciso ter paciência e disposição para negociar. A dica é: estabeleça uma média que possa atender, de forma geral, todos os participantes e já verifique a possibilidade de os formandos venderem convites entre si e terem, também, a opção de comprar alguns extras.

Vale lembrar que os convites extras não garantem espaço na mesa ou lugar pra sentar, mas evitam que você deixe alguma pessoa importante fora dessa comemoração. Afinal, ficar sentado é para os fracos, o importante é juntar o pessoal e se divertir até acabar a festa.

Providencie muita diversão

Se é pra comemorar e se divertir, as atrações para o baile são a chave para o sucesso! Invista no entretenimento: uma boa banda ou um DJ, cenários divertidos, cabines fotográficas, lounges e adereços para os convidados são ótimas opções para curtir bons momentos e conseguir registros bacanas.

Conforme o fundo de formatura for aumentando e as arrecadações derem resultados, vocês podem acrescentar outras opções para mitar na organização do baile. Tudo isso pode ser negociado com os fornecedores, por intermédio da empresa organizadora, caso os formandos tenham interesse.

Ah, tem mais um detalhe! Dançar é legal, rir é ótimo, só que não podemos nos esquecer de outros itens, como o buffet, as bebidas e a decoração. Então, na hora de definir o orçamento, pense em todos os detalhes. Não basta ter as melhores atrações, enquanto o resto da festa de formatura deixa a desejar.

Conte com o apoio de uma empresa de formatura

Certo, citei várias dicas para você organizar uma comemoração incrível, mas, para colocá-las em prática, você não só pode como deve contar com o apoio de uma empresa de formatura. Com experiência na organização de eventos, ela ajuda a escolher fornecedores, organizar eventos da turma e acertar todos os detalhes para ter uma festa de cair o queixo.

Para isso, na hora de escolher a empresa, consulte a reputação dela, verifique o portfólio e converse com outros formandos sobre a experiência que eles tiveram. Conhecer bem as opções é fundamental para que a turma possa escolher quem será responsável por ajudá-los na organização de um evento que entre pra história das formaturas!

Seguindo essas dicas, sua turma vai lacrar na festa de formatura. No dia do evento, não se esqueça do principal: divirta-se! É a hora de comemorar o fim de uma etapa e do TCC, o recebimento do diploma e garantir lembranças memoráveis ao lado dos seus amigos.

E aí, curtiu essas ideias? Se você está planejando a sua formatura, aproveite para conhecer o site da VIVA Eventos. Lá, você pode conferir um pouco do nosso trabalho e outras dicas para organizar uma festa incrível, garantindo um momento inesquecível!

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