Como definir a empresa de formatura:  13 perguntas para fazer

Junte uma turma, um curso, alguns anos de perrengue, uma vontade louca de fechar com chave de ouro, em uma megafesta, um dos ciclos mais importantes da vida: será possível entender por que é tão importante saber como definir uma boa empresa de formatura para que tudo saia como o que foi sonhado.

Não estamos falando da festinha entre amigos no salão do condomínio, mas daquele evento lacrador, cheio de pompa, roupas de gala, convidados especiais e decoração estilosa, para celebrar a conquista do diploma e o início de uma nova trajetória.

Sentiu o drama? Não dá para organizar sem planejamento nem errar nos preparativos, por isso, o certo é entender logo como escolher a empresa de formatura e contar com quem é expert no assunto para dar aquela moral para a galera da comissão e o restante da turma. Chega mais que a gente explica como!

Saiba a importância de fechar com uma empresa de formatura

Quem nunca montou um evento para mais de 100 pessoas não tem ideia do que é abraçar a responsa sobre uma festa gigante em que nada pode dar errado. A festa de formatura marca a conclusão de um ciclo e tudo deve ser perfeito.

Não é como uma festa típica do calendário em que se pode dizer “Ah, ano que vem a gente melhora nesse quesito”. Estamos falando de uma festa esperada desde o início da faculdade, em que a galera já vai sonhando com as músicas (vem Aniiitta), os babados e as selfies para atualizar os stories.

Cada formando carrega na mente e no coração aquela alegria contida de quem tem muitos semestres pela frente até chegar ao tão sonhado momento do baile, mas já vai pensando em todos os preparativos para a “minha formatura”. Os familiares e amigos contam cada dia também.

Mesmo com uma comissão de formatura bem estruturada é preciso lembrar que os membros são gente como a gente. Em muitas horas, o nível hard das provas e dos trabalhos chegará para todos, inclusive para eles.

Não só nesses momentos, mas em todos os outros ao longo do período de curso, a turma vai precisar de uma ajuda extra, que não cai do teto feito purpurina no salão. É a hora de a galera se juntar e decidir pela contratação de uma empresa de formatura, mas qual?

(Só pra lembrar, a VIVA é uma ótima opção heim).

O que mais tem por aí é empresa lobo mau fantasiada de vovozinha. Aquele papo sereno, doce e cheio de promessas se revela, na verdade, uma tentativa de desviar a atenção da galera do que é realmente importante — comprovar diariamente que merece o voto de confiança.

É aí que a coisa fica mais tensa, pois existem diversas opções no mercado, mas nem toda empresa agirá na boa-fé, mas, considerando que existe muito anjo corporativo, o ideal mesmo é eliminar aquelas que não geraram confiança.

Aí vem a dúvida: como saber se a empresa não é uma furada? Antes de mais nada, lembre-se de que contratar uma empresa de formatura deve ser uma decisão direcionada pela razão, não pela emoção.

Há muito dinheiro em jogo, e todas as análises devem seguir um raciocínio lógico e consciente, pensando sempre no bem geral e no resultado final que seja bom para todas as partes.

Trouxemos 13 perguntas que vão responder às principais dúvidas de como definir a empresa de formatura sem medo de ser feliz lá no baile. Em cada uma delas, deixamos um detalhamento de tudo que a turma deve considerar antes de assinar o contrato. Saca só!

1. A empresa é segura e tem credibilidade?

Para saber se uma empresa está limpa na praça e age corretamente com as turmas formandas, faça consultas sobre ela no mercado. A credibilidade, para quem é honesto e sério em seu trabalho, é o trunfo mais importante de um negócio.

Vá no gigante das buscas, nosso amigo Google, e pesquise sobre ela. Lá, você deve encontrar alguns fóruns de elogios aos serviços prestados ou, na pior das hipóteses, um desabafo enorme no Reclame Aqui, que vai fazer sua turma passar a quilômetros de distância da empresa.

Se há um espaço em que é possível filtrar os melhores feedbacks, ele se chama rede social. A galera toca mesmo o terror se a empresa não foi bacana na organização da formatura, mas também não medirá esforços para contribuir com indicações e good vibes para a galera que vai se formar em breve.

Entre em contato com alguém que tenha feito parte da comissão e contratado a empresa que você estiver pesquisando. Pergunte como foi o atendimento, a prestação de serviços e se a galera ficou satisfeita com o resultado.

E por que não dar uma conferida no CNPJ dela para saber como anda sua reputação no mundo burocrático, hein? Vai que a empresa parece toda certinha e, no fundo, está bem complicada nos bastidores.

Se ela tiver pendências financeiras, dívidas fiscais ou processos jurídicos, é possível conferir em órgãos como Serasa, Receita Federal e Tribunal de Justiça, o que não será difícil recorrendo a pessoas certas para esse tipo de pesquisa.

Dinheiro Blindado

São muitas as histórias de empresas que deram calote, a turma nunca mais viu a grana e o processo ainda corre na justiça — melhor prevenir do que remediar, né non?

O nosso CEO, Renato Menezes, deu uma entrevista para a folha de São Paulo falando sobre esse assunto tão sério e como proteger o dinheiro da formatura e evitar danos.

2. Qual é o tamanho dessa empresa?

O tamanho da empresa importa? Sim, dependendo da proporção e da demanda do baile, uma equipe pequena pode não dar conta de tantos detalhes, principalmente se ela estiver trabalhando em mais de uma festa ao mesmo tempo.

Ainda faltará muito tempo para a festa quando a empresa for contratada, mas quando estiver próximo? Como será a logística de atenção e acompanhamento? E se rolar dois bailes no mesmo dia (porque acontece, viu)? Como ela vai dar conta do recado?

Mesmo que a empresa de formatura não dispuser de uma equipe grande na cidade onde a festa vai acontecer, se ela atuar em rede e se comprometer a locomover os times para auxiliar no baile, vale ouvir a proposta dela e considerar a sua contratação.

3. Quantas formaturas foram entregues?

Essa resposta traz junto a experiência da empresa nesse tipo de evento, certo? Se ela apresentar um invejável currículo de um número considerável de formaturas entregues, já dá para incluir seu nome no grupo de análise para fechar contrato.

Mas uma organização que tenha entregue poucas formaturas não pode ser considerada boa? Claaaro que pode, mas vai depender do tamanho que será a sua festa e de tudo o que a sua turma planeja para o grande dia.

Ahhh, algumas empresas têm franquias, que estão começando a dar os primeiros passos, mas pode apostar que estão muuuuito bem preparadas. O suporte da grande mãe é ouro, afinal, como especialista, já perdeu até as contas de quantos eventos realizou.

Entenda sobre os serviços oferecidos

Antes de pensar no que a empresa pode e tem a oferecer, a turma deve definir quais são os seus desejos e suas expectativas. Não estamos falando de detalhes, mas de um contexto geral, em que é possível idealizar a festa dos sonhos e partir para o planejamento.

Crie um checklist com as principais informações coletadas no brainstorming com a galera, que deve incluir as demandas mais importantes, desde o que os coleguinhas desejam até o que pode, de fato, ser considerado. Trace um perfil de empresa adequada que ofereça os serviços e o suporte necessários antes e durante o grande dia.

4. Há sede na cidade ou na região?

Lembra quando falamos de a empresa ser uma rede única ou contar com mais unidades? Vale também pensar que deve haver uma sede com atendimento presencial na cidade onde acontecerá o baile.

Mesmo que a matriz dela seja em outra cidade ou outro estado, o ideal é que, pelo menos, uma filial esteja de portas abertas para atendimento, seja durante a organização, seja no dia do baile — que é quando muitos BOs podem acontecer e demandar a presença urgente de alguém da organização no local dos fatos.

5. Quanto custa uma festa de formatura?

É difícil fechar um orçamento no primeiro instante, pois há sempre algo a considerar no meio do caminho. A ideia geral de gastos — aluguel de espaço, contratação de fornecedores como buffet, fotógrafos, a própria empresa de formatura e atrações — deve ser o primeiro esboço para finalizar depois com a contratada.

6. Há parcerias com empresas nacionais?

Essa é boa, hein? Parceria é vida, mas se não for de qualidade é morte súbita. A maioria das empresas de formatura trabalha em parceria, e isso ajuda a fortalecer as marcas nesse mercado.

Até aí tudo bem, desde que as parceiras estejam na mesma sintonia que a sua turma e a empresa de formatura que vocês desejam contratar, ou seja, muito a fim de que tudo saia absolutamente conforme o planejado e seja um sucesso.

7. Como fazer uma planilha comparativa entre empresas?

Na área de qualidade, existe uma ferramenta chamada 5W2H, que quer dizer:

• what (o quê);
• why (por quê);
• where (onde);
• when (quando);
• who (quem);
• how (como);
• how much (quanto).

Talvez esse seja um método interessante para sua turma utilizar, listando tudo o que deseja em uma planilha e relacionando as aplicações do 5W2H, a fim de identificar a melhor empresa, com a melhor relação entre custo e benefício e equipe de suporte para realizar o sonho da galera.

8. Ela oferece a segurança financeira necessária?

Quais são as práticas de arrecadação que podem ser usadas e em que momento a empresa de formatura entra para ajudar nesse sentido? Ela deve ser uma parceira de organização, sobretudo, com ideias inovadoras de meios de levantar a grana.

Procure saber quais são os planos que ela tem para oferecer a segurança necessária à turma e como ela pretende prestar contas sobre os gastos de eventos ou ações realizadas com intuito de reverter para a festa.

9. Quais são os benefícios oferecidos para a comissão?

O que a empresa vai oferecer de diferencial caso seja contratada pela turma? Ela deve ter como principal fundamento reunir a galera e possibilitar meios de arrecadação financeira, logo, sua forma de atuação precisa envolver os membros da comissão nos preparativos, de forma que gere valor aos participantes.

O benefício de participar da comissão de formatura está no aprendizado que todo o processo estimula: é possível aos membros aprender sobre liderança, empreendedorismo, finanças, organização de documentos e eventos, e isso é o máximo na formação de uma pessoa!

10. Como deve ser a votação para a escolha mais eficaz?

Com a planilha comparativa, o presidente da comissão deve convocar uma reunião para apresentar os prós e contras de três ou quatro empresas — não passe desse número para não perder o foco e o controle da comparação.

Elas devem apresentar características e serviços similares, deixando os critérios de desempate para detalhes que não façam tanta diferença. Dessa forma, será mais fácil cada coleguinha dar seu voto.

11. Quem assina o contrato?

Normalmente, dois tipos de contrato são confeccionados: um será assinado pelos membros da comissão de formatura e pelos responsáveis legais pela empresa, acordando sobre os detalhes e as cláusulas de direitos e obrigações de ambas as partes.

O outro contrato será assinado por cada formando e pela empresa, em uma adesão individual com menor riqueza de detalhes. Podemos dizer que é um compilado do contrato maior, porém com o compromisso legal do formando com a empresa e vice-versa.

12. Tudo o que foi prometido consta no documento?

Assinar um contrato sem ler e não ter o atendimento adequado por parte da contratada só pode gerar um pensamento: “só lamento”. O contrato é a formalização de tudo o que foi acordado no período de negociação.

Nele, devem constar os mínimos detalhes sobre a prestação do serviço de forma clara, a fim de evitar interpretações equivocadas ou frustração por não atendimento no dia da festa.

Se a sua turma é daquelas que acha os contratos chatos de ler, é hora de mudar o conceito e “perder” o tempo que for necessário lendo as linhas e entrelinhas, solicitando, inclusive, alterações diversas, se for o caso.

13. Quais são os custos para a contratação?

Voltamos ao ponto do início, quando falamos que muitas empresas prometem e não cumprem, por não darem conta de entregar o que se estabeleceu desde o princípio. Muitas turmas são vítimas de empresas com esse tipo de comportamento.

Um dos principais motivos é que as turmas, vendo vantagens em super descontos e preços acessíveis, caem na lábia de pessoas mal-intencionadas.

Saiba que a primeira abordagem de uma empresa de formatura é feita por alguém treinado na arte do convencimento, mas nem sempre esse alguém está, de fato, vendendo algo que pretende entregar.

A melhor forma de se ver livre da picaretagem do mercado é seguir o passo a passo das perguntas desse guia, agrupando ações preventivas para evitar erros fatais — o barato pode ser um caro que custará um momento tão sonhado.

Se alguém chegar de cara e disser que está disposto a cobrir qualquer oferta, você pode até ficar tentado, mas precisa se decidir por dois caminhos: sair correndo ou dar um voto de confiança. No segundo caso, leve em consideração alguns cuidados essenciais:

• agende uma visita nas instalações da organização, assim, se ela tiver algo a esconder, não dará tempo de mudar todo o cenário e você perceberá alguma falha;
• busque informações sobre o tempo de atuação no mercado e como foi o desempenho na realização das formaturas;
• verifique o CNPJ e como anda a saúde financeira da empresa — isso diz muito sobre o modo de negociação dos seus representantes;
• consulte o Serasa, o Reclame Aqui e as principais redes sociais que falam sobre formaturas — se algo for contra a empresa que você estiver flertando, dá tempo de recusar o pedido de namoro;
• busque a opinião de clientes e fornecedores da empresa para identificar pontos positivos e negativos sob óticas diferentes.

Concluindo:

Por fim, uma boa empresa especializada é aquela que não deseja apenas ganhar dinheiro, mas realizar o sonho de cada formando e fazer daquele dia um marco na memória da turma e de todos os seus convidados.

Agora, você já sabe como definir a empresa de formatura, considerando diversos aspectos que não podem passar despercebidos durante a avaliação das propostas. Com calma e uma análise criteriosa, certamente, a razão fechará o contrato, mas o coração identificará o amor e o profissionalismo.

Se você curtiu este post, entre em contato com a gente para conhecer os serviços da VIVA Eventos. Queremos muito fazer parte desse sonho e temos altas ideias para ajudar sua turma na arrecadação da grana para o grande baile. Partiu?