Como funciona contrato de formatura? Saiba o que conferir antes de assinar

Fechar com uma empresa de formatura é uma decisão que pode acompanhar a turma durante vários semestres. Por isso, entender como funciona contrato de formatura é tão importante quanto comparar eventos, atrações, espaços ou valores.

De forma geral, o contrato registra aquilo que foi acordado entre as partes: quais serviços fazem parte do projeto, como funcionam os pagamentos, quais são as responsabilidades de cada lado e o que acontece diante de mudanças, atrasos ou cancelamentos.

Além disso, cada empresa e cada projeto podem trabalhar com estruturas contratuais diferentes. Portanto, a comissão não deve partir do princípio de que todos os contratos de formatura funcionam da mesma maneira.

Para que serve um contrato de formatura?

O contrato transforma as condições negociadas em compromissos formais entre as partes.

Por isso, ele precisa permitir que quem está contratando entenda com clareza o que será entregue, quanto será pago, como será o pagamento e quais regras serão aplicadas durante o relacionamento.

O Código de Defesa do Consumidor garante o direito à informação adequada e clara. Além disso, as condições apresentadas na oferta devem ser observadas na contratação.

Na prática, um contrato de formatura pode tratar de vários anos de planejamento. Portanto, quanto menos espaço existir para interpretações diferentes sobre o que foi combinado, melhor para a turma e para a empresa.

Quem assina o contrato de formatura?

Esse ponto precisa ser conferido no modelo específico apresentado à turma.

Dependendo da estrutura adotada, a negociação pode envolver uma associação ou representação formal da turma e, além disso, podem existir documentos de adesão ou contratação relacionados aos formandos individualmente.

Por isso, antes da assinatura, a comissão deve entender:

• Quem aparece formalmente como contratante;
• Quem possui autorização para assinar;
• Como os formandos aderem ao projeto;
• Quais obrigações pertencem à turma;
• Quais compromissos são individuais;
• Como funciona a entrada ou saída de aderentes.

A comissão costuma centralizar boa parte das conversas e decisões da turma. Entretanto, os poderes dos integrantes dependem de como essa representação foi formalizada.

Se o grupo ainda está estruturando essa etapa, vale ler: Como montar uma comissão de formatura.

Contrato de formatura e estatuto da comissão são a mesma coisa?

Não.

O contrato com a empresa de formatura regula a relação entre as partes envolvidas naquela contratação. Já o estatuto da comissão estabelece regras internas para a organização e atuação da própria comissão.

Portanto, os documentos cumprem funções diferentes.

O estatuto pode definir, por exemplo, cargos, responsabilidades, procedimentos para decisões e regras de gestão dos recursos. Já o contrato da formatura trata dos serviços e das condições acordadas com a empresa contratada.

Para entender melhor essa diferença, veja: O que é e como montar o estatuto da comissão de formatura. O próprio conteúdo do Mundo Formatura diferencia o estatuto interno dos contratos firmados com empresas e fornecedores.

1. Identificação das partes

O primeiro ponto parece básico, mas precisa estar correto.

Confira quem está contratando e quem está prestando o serviço. Além disso, verifique os dados utilizados para identificar as partes e os representantes responsáveis pela assinatura.

Se existir uma comissão ou associação representando a turma, confirme também se as informações correspondem à documentação utilizada pelo grupo.

Essa verificação evita começar uma relação de longo prazo com divergências justamente nos dados mais básicos do contrato.

2. Objeto do contrato

O objeto explica, de forma geral, o que está sendo contratado.

Entretanto, não basta encontrar uma descrição ampla como “serviços de formatura” e seguir adiante. A comissão precisa entender onde estão detalhados os eventos, serviços e demais entregas relacionadas ao projeto.

Por isso, observe se o contrato ou seus anexos deixam claro quais etapas estão previstas.

Podem aparecer, conforme o projeto contratado:

• Eventos de integração;
• Pré-eventos;
• Colação de grau;
• Jantar;
• Baile de gala;
• Produção;
• Estrutura;
• Serviços complementares.

Nem toda formatura terá os mesmos itens. Portanto, a lista acima não deve ser usada como padrão obrigatório, mas como referência para conferir se aquilo que foi negociado aparece formalmente na documentação.

3. Serviços incluídos e itens adicionais

Uma das partes mais importantes da análise é descobrir o que já faz parte do valor contratado e o que poderá gerar pagamento adicional.

Por exemplo, vale verificar como o documento trata:

• Buffet;
• Bebidas;
• Espaço;
• Decoração;
• Estrutura técnica;
• Atrações;
• Fotografia e vídeo;
• Convites;
• Serviços adicionais para convidados.

Além disso, alguns detalhes podem aparecer em anexos, propostas comerciais ou outros documentos vinculados ao contrato.

Por isso, não analise apenas a página principal. Confira todos os documentos que fazem parte da contratação e guarde uma cópia deles.

Órgãos de defesa do consumidor recomendam verificar previamente preços, serviços incluídos, condições de pagamento, regras de cancelamento e eventuais cobranças adicionais nas contratações de serviços.

4. Valores e forma de pagamento

A comissão também precisa entender como o valor será pago ao longo do projeto.

Confira pontos como:

• Valor contratado;
• Número de parcelas;
• Datas de vencimento;
• Formas de pagamento;
• Critérios de reajuste;
• Encargos por atraso;
• Condições para pagamentos antecipados, se houver;
• Valores relacionados a serviços adicionais.

Além disso, não olhe apenas para o valor da primeira parcela.

Como o planejamento pode durar anos, é importante compreender como o contrato trata toda a evolução financeira até a realização dos eventos.

5. Reajustes

Esse é um ponto que merece atenção especial em contratos de longa duração.

A comissão precisa localizar no documento se existe previsão de reajuste, quando ele pode ocorrer e qual critério será utilizado.

Dessa forma, a turma consegue projetar melhor os pagamentos e evita descobrir a regra apenas quando o valor já tiver sido alterado.

Além disso, se a redação gerar dúvida, peça uma explicação antes de assinar e mantenha essa informação registrada.

6. Número de aderentes e convidados

O tamanho da turma influencia diretamente vários aspectos de uma formatura.

Por isso, o contrato deve ser analisado também considerando o que acontece se o número inicialmente previsto mudar.

Vale perguntar:

• Existe quantidade mínima de aderentes?
• O que acontece se novas pessoas entrarem depois?
• Como funciona a saída de um formando?
• Alterações no número de participantes afetam o projeto?
• Quantos convidados estão considerados?
• Como funcionam convidados adicionais?

Essas regras precisam ser compreendidas antes da assinatura, principalmente porque a composição da turma pode mudar ao longo dos semestres.

7. Obrigações da empresa e da turma

Um contrato não registra apenas o que a empresa precisa fazer.

A turma, a comissão ou os formandos também podem assumir responsabilidades. Por isso, leia os dois lados com a mesma atenção.

Entre os pontos que podem aparecer estão fornecimento de informações, cumprimento de prazos, aprovações, pagamentos e comunicação de determinadas decisões.

Além disso, a comissão precisa saber quais ações dependem dela para que o cronograma avance.

Assim, quando chegar o momento de aprovar alguma etapa, enviar informações ou tomar uma decisão, todos sabem previamente quem é responsável.

8. Alterações no projeto

Uma formatura planejada com anos de antecedência pode passar por mudanças.

Por isso, procure entender como o contrato trata alterações de datas, locais, fornecedores, escopo ou características dos eventos.

Também vale verificar como essas mudanças são formalizadas.

Se uma decisão importante for tomada posteriormente, ela não deve ficar perdida apenas em uma conversa de grupo. Dependendo do caso, pode ser necessário registrar a alteração por meio de documento apropriado, como um aditivo contratual.

Dessa forma, o histórico do projeto permanece organizado.

9. Cancelamento, desistência e rescisão

Essa parte merece leitura cuidadosa.

O contrato deve permitir que a turma entenda quais condições se aplicam caso exista desistência individual, encerramento do contrato ou outra situação prevista de rescisão.

Observe especialmente:

• Hipóteses de cancelamento;
• Prazos;
• Valores eventualmente devidos;
• Regras para devolução de valores;
• Multas previstas;
• Procedimentos para solicitar a saída;
• Consequências do descumprimento contratual.

Além disso, cláusulas contratuais em relações de consumo precisam respeitar o Código de Defesa do Consumidor. O artigo 51 do CDC considera nulas, entre outras situações, cláusulas que estabeleçam obrigações abusivas ou coloquem o consumidor em desvantagem exagerada.

Portanto, não existe uma regra única de cancelamento que possa ser aplicada automaticamente a qualquer contrato de formatura. É necessário analisar o documento e as circunstâncias concretas.

10. Inadimplência

Outro ponto importante é entender o que ocorre em caso de atraso ou falta de pagamento.

Leia como o contrato trata:

• Juros;
• Multas;
• Prazos;
• Notificações;
• Regularização;
• Consequências para o aderente;
• Impactos sobre serviços contratados.

Dessa forma, ninguém precisa descobrir as regras apenas depois que um pagamento já estiver atrasado.

Além disso, a comissão deve diferenciar claramente as responsabilidades financeiras coletivas das obrigações individuais, conforme o modelo adotado no contrato.

11. Cronograma e datas dos eventos

Nem sempre todas as datas estarão definitivamente estabelecidas no momento da primeira contratação, especialmente quando o contrato é firmado com bastante antecedência.

Nesse caso, procure entender como o processo de definição ocorrerá e de que maneira as datas posteriores serão registradas.

Além disso, confira quais etapas dependem da aprovação da comissão e quais possuem prazos específicos.

O cronograma ajuda a organizar decisões e reduz o risco de deixar questões importantes para muito perto dos eventos.

12. Canais de comunicação e registro das decisões

Durante vários semestres, muita coisa pode ser discutida entre comissão e empresa.

Por isso, é importante saber quais canais serão utilizados para comunicações formais, aprovações e solicitações.

Além disso, a própria comissão deve manter os principais documentos organizados:

• Contrato;
• Anexos;
• Aditivos;
• Propostas;
• Comprovantes;
• Atas;
• Aprovações;
• Registros importantes.

O Ministério da Justiça também recomenda guardar contratos, comprovantes, ofertas e registros das negociações em relações de consumo, já que esses documentos podem ajudar na solução de eventuais problemas.

O que conferir antes de assinar um contrato de formatura?

Um checklist ajuda a comissão a revisar a documentação com mais calma.

Ponto do contrato	Conferido?
Identificação das partes	☐
Serviços e eventos incluídos	☐
Valores e parcelas	☐
Critério de reajuste	☐
Número de aderentes e convidados	☐
Responsabilidades de cada parte	☐
Regras para alterações	☐
Cancelamento e desistência	☐
Multas e inadimplência	☐
Cronograma ou forma de definir datas	☐
Anexos e documentos complementares	☐
Canais de comunicação	☐

Depois, reúna as dúvidas que ainda restaram e peça esclarecimentos antes da assinatura.

Assim, a comissão consegue apresentar as condições para a turma com mais segurança e transparência.

A proposta comercial faz parte do contrato?

Depende de como a documentação foi estruturada.

Por isso, confira se proposta, anexos, cronogramas e outros materiais são mencionados formalmente no contrato ou vinculados à contratação.

Esse ponto é importante porque muitos detalhes do projeto podem estar fora do corpo principal do documento.

Além disso, o Código de Defesa do Consumidor estabelece proteção relacionada às informações e ofertas apresentadas ao consumidor. Portanto, é importante guardar os materiais utilizados durante a negociação.

Pode mudar o contrato depois de assinado?

Mudanças podem acontecer, mas precisam ser tratadas de forma adequada entre as partes.

Quando alguma condição contratual é alterada posteriormente, é comum que a formalização aconteça por um aditivo ou outro instrumento relacionado ao contrato original.

Por isso, a comissão não deve considerar uma mudança importante concluída apenas porque ela foi comentada informalmente.

Primeiro, entenda o que está sendo alterado. Em seguida, verifique os impactos sobre valores, prazos e serviços. Por fim, mantenha a nova condição formalizada e arquivada junto aos demais documentos.

O que fazer quando a comissão não entende uma cláusula?

Perguntar antes de assinar.

A comissão não precisa fingir que entendeu uma redação apenas porque o documento parece formal ou técnico.

Por isso, destaque o trecho e peça que a empresa explique:

• O que aquela cláusula significa;
• Em quais situações ela se aplica;
• Qual impacto pode gerar;
• Se existe algum exemplo prático;
• Como ela se relaciona com outras partes do contrato.

Além disso, quando houver dúvida jurídica relevante ou uma situação específica que possa trazer consequências para a turma, vale procurar orientação profissional independente.

O contrato precisa ser compreendido antes de ser assinado, não depois que surge um problema.

A turma inteira precisa conhecer o contrato?

Mesmo quando a comissão centraliza a negociação, os demais formandos precisam conhecer as condições que impactam suas decisões e obrigações.

Por isso, a comissão pode organizar uma apresentação objetiva com os principais pontos antes da contratação.

Entretanto, resumir não significa esconder o documento completo. Os formandos devem ter acesso às informações necessárias para entender aquilo a que estão aderindo.

Uma organização transparente também facilita as próximas etapas do planejamento.

Para estruturar melhor as responsabilidades da comissão, veja: Checklist para a comissão de formatura.

Contrato bem entendido evita problemas lá na frente

Um contrato de formatura não deveria ser tratado como aquela etapa burocrática que vem depois de a turma já ter decidido tudo.

Pelo contrário, ele faz parte da própria decisão.

É nesse documento que a comissão consegue conferir se aquilo que foi apresentado durante as conversas está realmente refletido nas condições da contratação. Além disso, uma leitura cuidadosa ajuda a identificar dúvidas enquanto ainda existe tempo para esclarecê-las.

Por isso, compare propostas, leia os documentos completos, envolva a turma nas decisões importantes e não tenha receio de perguntar.

Se a sua turma está começando a comparar empresas e quer entender como pode estruturar esse planejamento, pode solicitar um orçamento com a VIVA Eventos e conhecer uma proposta de formatura pensada para as prioridades da turma.

FAQ: como funciona contrato de formatura

O que deve ter em um contrato de formatura?

O conteúdo varia conforme o projeto, mas é importante conferir identificação das partes, serviços contratados, valores, pagamentos, reajustes, responsabilidades, regras de alteração, cancelamento e demais condições relevantes.

Quem pode assinar o contrato pela turma?

Isso depende de como a representação da turma foi formalizada. Por isso, é importante verificar o estatuto, a documentação da comissão ou associação e os poderes concedidos aos responsáveis pela assinatura.

Contrato da empresa e estatuto da comissão são a mesma coisa?

Não. O estatuto organiza regras internas da comissão, enquanto o contrato estabelece as condições da relação com a empresa ou outro fornecedor.

Posso desistir de um contrato de formatura?

As condições dependem do contrato, da forma de contratação e das circunstâncias da desistência. Portanto, consulte as cláusulas de cancelamento e rescisão e, quando houver dúvida sobre seus direitos, procure orientação especializada.

O contrato de formatura pode ter multa?

O documento pode prever consequências para determinadas situações de descumprimento ou rescisão. Entretanto, cláusulas em relações de consumo precisam respeitar a legislação aplicável e não podem impor condições abusivas.

O que é um aditivo contratual na formatura?

É um documento utilizado para formalizar determinadas alterações relacionadas a um contrato já existente. Dependendo da situação, pode registrar mudanças de condições, serviços, prazos ou outros pontos acordados posteriormente.

É preciso guardar a proposta apresentada pela empresa?

Sim, é recomendável manter propostas, contrato, anexos e registros importantes da negociação organizados. Além disso, informações apresentadas ao consumidor podem ter relevância na relação contratual.

O que fazer antes de assinar?

Leia todo o documento, confira os anexos, identifique dúvidas e peça esclarecimentos. Além disso, apresente à turma as condições que impactam os formandos e procure orientação profissional quando houver questão jurídica relevante.

Leitura recomendada

• Como montar uma comissão de formatura
• O que é e como montar o estatuto da comissão de formatura
• Checklist para a comissão de formatura