Gestão de fornecedores: como deve ser feita para a sua formatura?

Você faz parte da comissão de formatura e é chegada a hora de contratar os serviços para a colação e o baile? Se prepare porque a gestão de fornecedores dá trabalho, mas, ao final, você e a galera da organização vão sentir mó orgulho do sucesso da missão.

Para cada etapa do processo de organização da formatura há um tipo de fornecedor que deve ser contratado e o primeiro passo é planejar direitinho tudo que a turma deseja para o grande dia. Nem rola de conseguir um bom fornecedor de última hora, viu?

Neste post você vai saber o que é gestão de fornecedores e como lidar com eles para a formatura. Além disso, vamos mostrar a você por que é tão importante contar com a ajuda profissional para lidar com os perrengues na hora de negociar preço e serviço com os fornecedores! Vamos lá.

A gestão de fornecedores

Para começar, lembre-se de que você não está programando uma festinha prosamigos em casa no final de semana. Uma formatura é coisa grande, da pesada e não dá pra pedir uns salgadinhos, por exemplo, na padaria da esquina.

Não é só o baile que pede uma atenção especial, mas toda a programação, desde a solenidade de formatura até a festa de arromba. Coloque tudo no papel, chame o time da comissão e distribua responsabilidades para que os orçamentos cheguem a tempo hábil.

Se você deseja serviços topzeiras para a formatura da sua turma, não deve contratar o primeiro fornecedor que aparecer na porta da escola. Antes, será essencial procurar no mercado as empresas que oferecem serviços similares, analisar todo o pacote e fazer contato para solicitar uma proposta.

Tudo isso é gestão de fornecedores, ou seja, quanto mais informações você tiver sobre as empresas disponíveis para prestar os serviços durante a formatura, mais terá elementos para auxiliar na tomada de decisão e minimizar os riscos de erros.

É fundamental saber a origem da empresa, a experiência que ela tem na prestação de serviços para formaturas e qual é a estrutura para atender a um grande evento. Alguns fornecedores costumam até estar bem-intencionados, mas esbarram na dificuldade de atender a um volume grande de demandas.

Essa prévia é o melhor momento para fazer uma série de perguntas e solicitar referências quanto aos eventos anteriores. Contrate um fornecedor sem essas informações e já pode pedir uma cama na área vip do salão para chorar em um lugar quentinho se algo der errado.

A gestão é exatamente para evitar a fadiga quando tudo deve ser só alegria. O ideal é contratar um serviço e esquecer qualquer tipo de problema no melhor estilo “agora eu vou me jogar na pista”, com a certeza de que tudo e todos estão nas mãos dos melhores especialistas.

Dicas arrasadoras para lidar com os fornecedores para formatura

Quando falamos dicas arrasadoras é porque elas são boas meeeexmo e você deve tirar um tempo para compreender cada uma delas antes de contratar os fornecedores. Um bom fornecedor agrega um valor danado ao serviço prestado.

Imagine a cara de sofrência daquela “amiga” quando vai ao baile, doida para postar na web que a festa estava horrível e se depara com tudo perfeito, digno daquele cenário estilo palácio da família Real. Bora sambar na cara da sociedade?

Faça um bom planejamento

É exatamente o que dissemos no início deste post — comece toda a jornada de contatinhos com fornecedores pelo planejamento. Elabore um plano de ação e um checklist para não esquecer nenhum detalhe e,, assim, garantir um evento top das galáxias.

Construa bons relacionamentos

Não deixe para fazer os contatos quando já estiver quase chegando a data da formatura. Faça de conta que o fornecedor é um crush — rola um flerte, depois uma troca de palavras, um encontro e logo o namoro engata firme, com direito a final feliz e tudo.

Entenda os custos envolvidos

Não seja uma daquelas pessoas que acham tudo absurdamente caro ou magnificamente barato. Se você faz parte da comissão de formatura é porque em algum momento demonstrou um potencial analítico, logo, queira saber detalhes sobre os preços e os serviços oferecidos, para equilibrar os gastos e as finanças.

Observe a agilidade na entrega

Vamos pensar nos serviços! Imagine chegar no dia da colação de grau, o evento começar e o fotógrafo não estar ainda posicionado para registrar o momento de recebimento do diploma. Que mico!

E o baile? A galera toda chegando, doida para balançar a raba, e o fornecedor responsável pelo som não estar a postos. Se há algo que não pode faltar em um baile de formatura é uma playlist sensa no intervalo de apresentação da banda.

O que dizer do buffet, da ornamentação, da segurança — Não, pára! Este post é para ajudar você e a galera da sua turma passar longe de qualquer pesadelo. O comprometimento com a entrega é um dos aspectos mais importantes que você deve considerar para contratar um fornecedor.

Verifique a experiência no mercado

Está aí uma característica que não pode faltar na sua análise. O que o fornecedor entende de formaturas? E se não atua no ramo, como pode garantir o atendimento à sua festa? A expertise de um fornecedor no mercado diz muito sobre a equipe por trás dos serviços.

Há alguns que devem ser prestados essencialmente por quem domina o mercado de formaturas — mestre de cerimônias, banda, empresa organizadora. Já outros podem ser executados por profissionais acostumados a grandes eventos — iluminação, buffet, segurança, entre outros.

Considere o custo-benefício

Se você entender bem o custo de um serviço saberá identificar se há benefícios na contratação. Pague o preço justo pelo bom negócio e, o mais importante, valorize esses profissionais de verdade.

O mercado está cheio de fornecedores oportunistas que, quando detectam uma inexperiência na comissão de formatura, oferecem o paraíso e entregam algo bem próximo de um caldeirão fervendo.

Veja a disponibilidade

Tudo relacionado a formaturas precisa de bastante antecedência, inclusive verificar a disponibilidade dos fornecedores para atender ao evento que acontecerá em uma média de 2 a 5 anos.

Os melhores fornecedores são ocupados, viu? Abrem a agenda no início do ano para as turmas e logo, logo, estão sem condições de fazer mais compromissos. Garanta o quanto antes os serviços de qualidade e excelência. As hashtags agradecem!

Por fim, se você quer ter a certeza de um gerenciamento de fornecedores seguro e fácil, nem sofre! Conta logo com a mãozinha de quem entende de tudo isso. Uma empresa de formatura como a nossa já está na estrada faz tanto tempo que é capaz de dizer os nomes de todos os bons fornecedores de cor e salteado.

Somos especialistas em proporcionar a melhor experiência para formandos, amigos e familiares e, para isso, contamos com a parceria de fornecedores maravilhosos que desejam igualmente ver a todos felizes.

E se seu coração já está ansioso por ver tudo prontinho, em seu devido lugar para receber todos os convidados e consagrar o momento mais importante na vida de cada formando, deixe a gente embarcar nesse sonho, dando suporte à gestão de fornecedores. Entre em contato com a gente e saiba como!