Conheça as funções do secretário da comissão de formatura

O secretário da comissão de formatura é uma figura indispensável, afinal, alguém precisa colocar ordem na casa e registrar tudo que rolar durante os fight, ops, as reuniões para falar sobre os preparativos do grande dia.

O combinado não sai caro, já diz um velho ditado. Isso quer dizer que o que estiver definido, tim-tim por tim-tim, no papel, com a concordância de todos, não vai dar margens para alguém dizer no final que não estava ciente.

Neste post vamos apresentar as funções do secretário da comissão de formatura, o perfil ideal que o coleguinha deve ter para ocupar esse cargo, além de dar dicas de como ele pode contribuir para o sucesso do grande baile! Pegou papel e caneta?

Quem é o secretário?

Você, certamente, já esteve em um consultório médico ou odontológico em que havia uma pessoa encarregada da agenda, dos horários e anotações sobre pacientes e procedimentos para garantir aquele atendimento de excelência.

Esse é o papel de um secretário — cuidar para que todas as informações importantes sejam registradas e assim evitar fadiga, dúvidas, desencontros e, principalmente, discussões para provar algo que poderia ser facilmente comprovado.

No caso da comissão de formatura, imagine a galera toda reunida tentando opinar sobre os principais assuntos, como arrecadação, eventos, local da festa, atração, sem nenhuma pauta ou organização.

Certeza que no dia seguinte ninguém se lembraria do que ficou decidido se não fosse a competência do secretário e todos os seus registros.

O que ele faz?

Organizar, organizar e organizar mais um pouco. Para cada reunião, assembleia ou bate-papo que tenha como principal objetivo tomar decisões sobre a festa é essencial criar uma pauta com os tópicos a serem abordados.

É o secretário quem cuida dessa parte para que as discussões sejam produtivas e, acima de tudo, pacíficas. Com uma turma de muitos formandos, é preciso anotar tudo o que for discutido, sobretudo, quando o assunto for sobre os custos e a distribuição de responsabilidades.

Depois, o secretário deve anotar tudo o que rolou em uma ata, com riqueza de detalhes — inclusive, com observações e falas pontuais de um ou outro coleguinha. É primordial que todos os encontros tenham pauta e ata, com datas e assinatura dos participantes.

Conteúdo de uma pauta

• motivo da reunião;
• local e horário;
• assuntos a abordar.

Conteúdo de uma ata

• data da reunião;
• local onde a reunião foi realizada;
• horário de início e de fim;
• participantes;
• pauta da reunião;
• temas discutidos;
• decisões tomadas.

Quais são as suas funções?

É muita função, viu? O secretário vai acompanhar todos os membros da comissão e também todos os passos dos preparativos da festa. Além disso, todos os eventos realizados para arrecadação da grana contarão com a participação desse diário ambulante e incansável.

Saca só a quantidade de tarefas reservadas para o guru das anotações:

• organizar agendas;
• criar pautas;
• convocar os coleguinhas para reuniões e assembleias;
• elaborar correspondências diversas;
• arquivar documentos;
• contatar fornecedores;
• repassar informações para a empresa de formatura;
• redigir atas;
• colher assinaturas da galera;
• cuidar do lanche – simmmm, se a reunião for longa é melhor prosear de barriga cheia.

Por que esse é um cargo importante para o sucesso dos eventos?

Como a gente já disse no início do post, alguém precisa cuidar da organização e documentar todas as ações da galera, independentemente se realizado pela comissão ou pela turma inteira.

O que vale é que nunca, nunquinha mesmo, qualquer atividade que envolva a turma e a festa de formatura seja iniciada sem antes colocar no papel. Depois que tudo estiver planejado e todos concordarem com as definições, aí sim será o momento de colocar o time pra jogo.

Qual o perfil que a pessoa precisa ter para ocupar o cargo?

Sabe aquela pessoinha cheia de regras, horários e neurótica por organização? É o perfil ideal para ser o secretário da comissão de formatura. Quanto mais detalhista, maiores as chances de êxito em todo o processo.

Sério! Um bom secretário deve ter um talento nato na transcrição de ideias e discussões para o papel e fazer o maior sentido. Isso mostra que ele deve ter um perfil observador, ser um bom ouvinte, ter a habilidade de acabar com as tretas e ainda:

• organização;
• atenção;
• pacificidade;
• comunicação;
• criatividade;
• engajamento;
• boa administração do tempo;
• comprometido.

Como ele vai contribuir no dia a dia da equipe?

Fala sério, com todas essas características no perfil, quem não gostaria de ter um secretário para chamar de seu? Planejar e preparar uma festa de formatura não é mole não, por isso, contar com alguém que está sempre ali, organizando todas as etapas, vai dar um quentinho no coração da galera.

Cadê o contrato com a empresa de formatura? O que decidimos sobre fazer ou não uma festa de meio curso? Quem estava na assembleia de “tal dia”? Ora, se não é o secretario para ter tudo isso em mãos e deixar a turma totalmente bem-informada! Topem, né?

Como se destacar na função?

Quer lacrar à frente da secretaria da comissão de formatura? Mostre organização, proatividade, detalhismo, com boa comunicação e presteza, e todos se renderão aos seus encantos.

A função de secretário é tão importante que não é à toa que tenha um dia especial para celebrar a competência, a disposição e os esforços de quem não se cansa de trabalhar para garantir que tudo esteja conforme o planejado.

Na comissão de formatura você verá uma dependência grande dos demais membros quanto às informações e decisões tomadas pela turma. Não há dúvidas de que ele estará sempre com um bloquinho e caneta na mão para não perder um dado importante.

Com comprometimento e dedicação para fazer com que tudo dê certo, o secretário da comissão de formatura é aquela pessoinha que todos querem por perto para se sentirem seguros de que tudo vai mesmo dar certo. Vamos combinar, com um perfil desses, bicho, já deu certo, né?

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