Orçamento de formatura: entenda agora o papel da comissão

Elaborar o orçamento de formatura é fundamental para distribuir bem a grana arrecadada ao longo do curso. Aquele baile de respeito não custa barato, são muitos os serviços, fornecedores e se não houver um controle rigoroso, corre o risco de faltar recursos para bancar tudo no final.

O ideal é planejar e priorizar desde o início para que a comissão visualize onde as contas carecem de mais atenção. Cada membro deve cumprir bem o seu papel, para que juntos possam curtir a festa com a tranquilidade de quem não deve nenhum centavinho.

O objetivo deste post é explicar sobre a responsabilidade da comissão e como a turma deve utilizar o orçamento de formatura para custear as despesas sem passar perrengue. Organizando direitinho pode até ser que dê para fazer uma surpresinha fora da programação, hein!

Por que a comissão de formatura é tão importante?

O curso começa e todo mundo já sabe que é tradição, ao final, realizar um grande baile em comemoração à conquista do diploma. Até aí tudo bem, mas alguém tem que organizar direitinho para a festa ser arrasadora.

Imagina se em uma turma de mais de trinta alunos todos fossem responsáveis por tudo? Treta na certa, né non? É nessa hora que entra em ação a comissão de formatura e toda a sua importância, ou seja, um número X de alunos é eleito para responder pelo resto da turma.

Funciona muito bem, pois, a galera entra em um acordo sobre a escolha dos coleguinhas aptos a representar a turma e decidir os assuntos mais diversos para realização da colação de grau e do baile de formatura.

Sem a comissão, rola um jogo de empurra em relação às responsabilidades e se nada sair do lugar, não adianta querer encontrar um responsável. A turma inteira tem responsabilidade sobre todas as decisões, mas é a comissão que vai botar a coisa para funcionar.

Qual a função da comissão e de seus membros?

A missão da comissão de formatura é fazer a mágica da comemoração acontecer e para isso precisa cuidar do orçamento de formatura — primeiro, definindo a contribuição mensal de cada aluno e depois, a realização de pequenos eventos para angariar os fundos de formatura.

A comissão é dividida por membros e cada um deles tem função específica. As reuniões devem acontecer periodicamente para alinhar as ações, contabilizar os gastos e as receitas. Veja como funciona essa divisão e quais devem ser as atribuições de cada cargo!

Presidente

É o presidente que puxa o bonde e chama para si a responsabilidade sobre os demais membros. Todas as ações propostas dentro da comissão passam pelo crivo do presidente. Ele convoca reuniões, negocia com fornecedores e é ainda quem intermedia aquele conflito entre os coleguinhas mais acalorados.

Esse cargo não é para quem quer e sim para quem tem forte perfil de liderança com capacidade de conduzir processos e que inspire confiança na turma. É ele quem vai tomar a decisão final, principalmente sobre fornecedores.

Vice-presidente

Quando o presidente não estiver, fale com o vice. Todo o suporte ao presidente é dado por quem ocupa esse cargo. O que mais descreve esse cargo é a intermediação entre todos e o apoio incondicional ao presidente e ao tesoureiro.

Tesoureiro

O carinha da bufunfa, do capilé, da grana, do faz me rir — formas engraçadas e por vezes regionais de se referir ao dinheiro —tem controle sobre as finanças. O tesoureiro faz a parte chatinha, pois, responsabiliza-se pela cobrança das mensalidades e monitora as contas a pagar e receber.

As planilhas, os relatórios e análises são todos de responsa do tesoureiro. Deve ser alguém confiável e organizado, pois, vai lidar com o dinheiro da turma e terá que prestar contas periodicamente ou sempre que surgir uma demanda financeira.

Secretário

Organizar reuniões com datas e horários, elaborar as pautas e atas, cuidar dos contratos fechados — essas são algumas das funções do secretário de comissão. Em tudo que envolver detalhes, anotações e agendamentos, lá deve estar o secretário. Ser observador e ter um bom ouvido ajuda bastante essa função.

Embora não seja obrigatório, há comissões que não abrem mão de um coordenador de eventos que funcione também como promoter. É aquele coleguinha baladeiro, que não perde uma festa, conhece meio mundo e será beeem essencial nas festinhas intermediárias (para levantar grana) que a turma promover.

Vale lembrar que falamos de cargos, atribuições, mas, fundamentalmente, de coleguinhas que estão no mesmo barco. Isso quer dizer que passam pelas mesmas dificuldades de todos e desejam aqueles momentos de lazer ou tempo para um contatinho com o crush.

A comissão pode até ter uma parcela considerável de responsabilidade, mas é certo que a turma toda deve se esforçar, principalmente, nos períodos maçantes de provas e apresentação de trabalhos em que todo mundo gostaria de ter pelo menos mais 24h no dia.

Nessa hora a empatia tem que cortar na alta e cada um fazer sua parte até que os membros da comissão estejam mais livres para assumir as rédeas da situação. Se já é fadiguento para quem só estuda, imagina para os membros que acumulam funções e obrigações.

Como gerenciar corretamente o orçamento?

Pelamordedeus, se tem um passo ultra importante para a comissão é abrir uma conta bancária para esse fim. Nada de aproveitar a conta poupança vazia da mãe, do pai, do tio. Não vão misturar as coisas e ter uma baita dor de cabeça no final.

Abrindo uma conta bancária é possível investir a grana se a turma decidir que é um bom negócio. O dinheiro que não será necessário por um período, pode render um pouquinho e pagar algumas despesas.

Dica extra para quem vai fazer parte da comissão e lidar com o dinheiro alheio: a decisão conjunta é o melhor caminho para evitar um descontentamento futuro. O que fazer com o valor da arrecadação deve ser responsabilidade de todos.

De que forma uma empresa de formatura pode ajudar na organização?

Não é fácil, com tanto conteúdo a estudar, vida pessoal paralela e responsabilidades da comissão, cuidar de tudo, com a excelência que o objetivo merece. Pode ser que a turma dê conta do recado, mas não à custa de muito cansaço por noites mal dormidas.

Uma empresa de formatura pode tirar esse peso dos ombros da comissão, sabe? Enquanto a comissão tem que procurar por fornecedores, pedir orçamentos, verificar a idoneidade de cada um, a empresa de formatura — de tantos eventos já realizados — tem tudo isso cadastrado, faz contatinhos e fecha negócio, como quem vai ali, na padaria.

Outro fator a considerar é que uma empresa tem expertise suficiente para dar aqueles toques federais sobre tudo — orçamento de formatura, organização, melhores fornecedores, melhores preços, ideias para levantar grana — e cuidar de situações que talvez fossem deixar a comissão perdidinha.

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