Checklist para a comissão de formatura: entenda o que não pode faltar

Você sabe o que de essencial deve constar em um checklist para comissão de formatura? Um evento dessa magnitude para ser bem-sucedido requer atenção aos detalhes que, se esquecidos, podem causar mó tumulto e prejudicar o andamento da festa.

Vamos combinar que guardar tudo na memória é impossível, ainda mais para uma galera que tem muito conteúdo para estudar nos próximos anos e que vai caminhar com a organização da comissão em paralelo.

Neste post você vai saber o que não pode faltar na lista de atividades da comissão de formatura e como se programar junto com a galera da turma para que tudo aconteça nos prazos estabelecidos!

Por que é tão importante montar um checklist para comissão de formatura?

Para começo de conversa, ninguém da comissão precisa ter memória de elefante (dizem que os elefantes têm uma memória fascinante capaz de armazenar um grande volume de informações) e achar que deve lembrar-se de tudo que se refere à organização da formatura.

A tecnologia existe para dar uma mãozinha e disponibiliza muitos recursos que permitem maior controle de cada etapa. As planilhas eletrônicas, por exemplo, são ótimas para fazer anotações e cálculos ao mesmo tempo.

Nelas você pode criar o checklist com um cronograma completo utilizando a ferramenta 5W2H — o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto — para ter uma visão ampla do todo e atribuir as responsabilidades não só aos membros da comissão, como também a toda a galera.

Vale lembrar que estamos falando de um momento único na vida de cada formando. Cada instante da solenidade de colação e da festa de formatura são momentos que não voltam mais — mesmo com fotos magníficas —, o que aumenta ainda mais a responsabilidade do time da comissão de formatura.

O que não pode faltar no checklist?

São muitos os detalhes, mas eles acabam sendo agrupados em estruturas maiores da organização. Dessa foram é possível desenhar um checklist macro e desmembrar as diversas atribuições em escalas micro ao longo do tempo. Bora montar o checklist?

Defina os cargos da comissão

O primeiro passo para que tudo dê certo é criar a comissão de formatura e definir os cargos de cada membro. Embora as festividades sejam para todos será importante definir dentre os alunos, aqueles que têm maior aptidão para uma tarefa ou outra na organização.

Geralmente uma turma tem de 30 a 40 alunos — imagine cada um querendo opinar e fazer valer as preferências — e não dá para todo mundo tomar decisões, por isso, a comissão é necessária.

A comissão é formada de:

• Presidente;
• vice-presidente;
• tesoureiro;
• secretário;
• marketing

E tem como missão algumas tarefinhas de grande responsa:

• representar a turma de forma jurídica;
• gerenciar a grana do fundo de formatura;
• fechar contratos com fornecedores e parceiros;
• administrar as tretas entre colegas com ideias divergentes;
• chamar a galera e dar aquele up quando sentir a turma desengajada.

Abra a conta-corrente da comissão

Não precisamos nem dizer porque essa ação é tão importante, não é mesmo? Misturar o dinheiro arrecadado com o de algum membro da comissão, cedo ou tarde vai gerar um BO — chegará a uma altura do campeonato em que será difícil saber o que é de quem.

Abra uma conta somente para a comissão de formatura e acumule lá todo o dinheiro que entrar como receita. Existem no mercado algumas contas que rendem algum dinheiro pelo tempo de permanência lá.

Outro fator é que, mesmo que não seja utilizada a conta de um membro, guardar dinheiro no potinho ou debaixo do colchão é do tempo dos avós e quando a violência não era avassaladora como agora, né? Por isso, guarde no banco — seguro morreu de velho (expressão de vó também).

Feche contrato com a empresa de eventos

Se você e sua turma estão perrengando com a comissão de formatura, não se engane, as outras turmas estão passando pela mesma coisa. Isso quer dizer que se a sua turma não ficar esperta, perderá todos os melhores fornecedores e profissionais que o mercado tem disponível.

Da empresa de formatura ao buffet é preciso correr logo e fechar os contratos, antes que alguma turma salte na frente. Toda a programação de uma colação e de um baile deve ser montada com no mínimo dois anos de antecedência.

Serviços como buffet, atrações musicais, salão de festa, teatro para solenidade, iluminação, segurança, conservação e limpeza, entre outros, devem ser criteriosamente analisados antes de firmar contrato.

Por que estamos dizendo isso? Exatamente pela antecedência, pois, infelizmente é comum ver uma turma sentada na calçada por ter sido vitima de algum golpe de fornecedores. É que os contratos são firmados, muitas vezes, sem garantias ou referências. Preço baixo pode ser um perigo — fica a dica.

Defina o tema do baile, o local e as datas das festividades

Quando e onde serão as festividades? Já fechou? Sem esses dois aspectos definidos, podemos dizer que a turma não tem nada. Se a comissão decidir que a colação será no fim do curso e o baile no ano subsequente, precisa sinalizar isso com antecedência para reservar os espaços.

A partir dessas definições, todos os outros serviços serão mais fáceis de programar e organizar. Tudo depende do tamanho do espaço, do tipo de decoração, do clima na data escolhida.

Por falar em clima, se o baile for temático, essa é uma informação de extrema importância para os fornecedores que prestam serviços de buffet e decoração, que vão se organizar de acordo com a época. Servir caldos quentes em pleno verão, nem rola!

Agende a sessão de fotos com os formandos

Como dissemos no início deste post, nada vai substituir na memória os momentos vividos, mas vamos combinar que fazer colação de grau sem fotos é o mesmo que uma coxinha sem recheio, né mon amour?

A sessão de fotos marca o fim de uma trajetória e deixa os corações saudosos daquele período que a galera passou junta. Anos mais tarde vai dar para rir ou chorar — de um corte de cabelo, de uma postura curvada, de uma careta — diante do registro de um tempo bom.

Defina a divisão das mesas para o baile

Dependendo do tamanho do salão, para comportar todos os formandos, os parentes e amigos convidados, será preciso organizar direitinho a divisão das mesas. Essa é uma etapa que geralmente dá tumulto.

Muitos coleguinhas vão ter dificuldades em ficar com apenas um número X de convites, enquanto outros vão contar nos dedos quem desejam convidar. O fato é que vai rolar treta e a comissão deve se preocupar em fazer uma espécie de croqui para distribuir todos, harmoniosamente, pelo espaço.

Verifique detalhes com a decoração e música

Voltando ao assunto decoração, a ornamentação dos espaços terá a ver com o tema, a data, o clima e o próprio estilo da turma. Veja os detalhes e defina com a turma como será feita a decoração.

A música e a playlist jamais poderão ser esquecidas. Tanto a banda que fará o som ao vivo, quanto o DJ ou som mecânico devem ser contratados com antecedência para garantir uma diversidade de músicas que vão agradar a todos.

Preste contas

Ao final é chegado um momento importantíssimo para a comissão de formatura — prestar contas de todas as finanças relativas à organização, ou seja, onde foi empregada a grana levantada. Lembra quando falamos sobre abrir a conta bancária?

É nesse momento que você vai perceber que um checklist para comissão de formatura tem papel fundamental no auxílio aos membros para que nada fique fora do lugar ou saia do radar do planejamento.

É a ele que você vai sempre recorrer checando as informações sobre o que foi concluído e o que ainda está pendente. É uma forma de fazer com que todos trabalhem igualmente em prol da melhor festa dos últimos tempos.

E se você gostou deste post e percebeu que um checklist para comissão de formatura era tudo que a galera precisava, leia também porque contratar uma empresa de formatura pode lacrar ainda mais as festividades da sua turma!