Entenda como organizar as finanças da comissão de formatura

Você já sabe como organizar as finanças da comissão de formatura? Cuidar das finanças de forma organizada e responsável vai garantir não só uma festa maravigold, mas também uma prestação de contas correta e transparente.

Certamente organizar um evento como o baile de formatura dá um trabalhão, mas é importante você não abraçar essa causa sozinho. Conte com os demais membros da comissão e chame na “responsa” a turma toda quando os eventos de arrecadação exigirem a participação efetiva da galera e até dos professores.

E vou dizer que se a comissão quiser lacrar com a festa, deve buscar a expertise de uma empresa de formatura para acompanhar desde o início todos os passos — da criação, passando pelo planejamento, até as ações de arrecadação propriamente ditas MONEY.

Este post traz informações importantes para você que caiu de paraquedas nesse desafio e tem a missão de fazer com que cada sonho seja compartilhado e vivenciado da melhor maneira possível. Bora lá?

Por que controlar e organizar as finanças da comissão de formatura é tão importante?

Antes de qualquer coisa é preciso entender que, se organizar as finanças próprias já é difícil, imagine cuidar de um caixa que não é seu — principalmente quando esse caixa começar a ter uma movimentação grande e robusta, daquelas de causar pânico mesmo — S.O.S.

Não se engane, pois, até a festa acontecer, muita grana vai rolar de um lado para o outro e, se a comissão não tiver o controle de cada despesa e cada investimento, será facinho de criar uma verdadeira confusão e não saber onde o recurso foi utilizado.

Para ajudar você e todo mundo a organizar melhor as ideias e as finanças da comissão de formatura, separamos umas dicas interessantes, e quentíssimas, que com certeza ajudarão vocês a ter uma melhor gestão financeira dos valores destinados ao grande dia.

Anote todas as entradas e saídas

Tudo que girar em torno da festa de formatura deve ser considerado pela comissão, independentemente do valor. Cada despesa ou cada receita deve ser anotada em um verdadeiro fluxo de caixa — os gastos e ganhos daquela rifa mara que vocês fizeram têm que estar d e t a l h a d i n h o s. Dessa forma, diariamente, quem estiver à frente da organização poderá tomar decisões com base no saldo disponível.

Ao anotar as entradas e saídas, certifique-se de que algum documento de comprovação foi anexado à prestação de contas, ou de nada valerá tanto esforço. Incluir um valor sem ter condições de identificar sua origem causará furo financeiro de qualquer forma — isso não pode acontecer.

Utilize arquivos digitais para compartilhar documentos

É fundamental que a comissão utilize ao menos uma planilha de Excel para fazer o controle financeiro. O arquivo eletrônico permite a criação de fórmulas para melhor apuração do saldo — chato, mas necessário.

Entenda a comissão como uma empresa, que para ser bem-sucedida, requer boa gestão de todos os recursos, principalmente, financeiro. As finanças da comissão de formatura não devem ficar muito tempo no vermelho e só um controle rigoroso apontará as necessidades de cobertura do saldo negativo.

Estabeleça metas alcançáveis

De nada adiantará planejar a festa do ano, com um custo alto e muuuito chique, se não for para arregaçar as mangas e correr atrás da receita. As metas precisam ser de fato alcançáveis, incentivando a participação de todos, mas com a certeza de que é possível essa determinada arrecadação.

Monte um esqueleto do montante necessário e quais são as possibilidades para alcançar o objetivo. Nessa hora, contar com a empresa de formatura é essencial, pois, com toda a experiência de mercado, ela poderá contribuir orientando sobre as etapas e o melhor caminho a seguir — AMÉM.

Algumas das melhores maneiras de angariar fundos e equilibrar as finanças da comissão de formatura são promover eventos com ingressos acessíveis, rifas com nomes de tia de algo que tenha real utilidade para o ganhador, vendas de brindes — chaveiros, marcador de livros, canecas e canetas personalizadas, por exemplo.

Defina prioridades

Nada de entrar em pânico e sair realizando todas as ações de arrecadação — HELP. O que funciona para uma turma, pode não funcionar para outra, então não vá na onda daquela galera que adora dar um pitaco nas ações alheias.

O melhor mesmo é consultar quem entende do assunto, nesse caso, a empresa de formatura, que vai traçar junto com a comissão os planos para rentabilizar, levando em conta as prioridades e as particularidades da festa que sua turma deseja organizar.

Como uma empresa de formatura pode ajudar no controle das finanças da comissão?

Celebrar a conquista do diploma é um momento único na vida de um universitário. É a conclusão festiva de todos os perrengues enfrentados, de noites mal dormidas regadas à cafeína, muito estudo e ausência em alguns dos melhores rolês com os amigos. Para compensar, nada melhor que, literalmente, se jogar na farra.

Isso significa, que nada, absolutamente nada, pode dar errado nesse dia tão especial. A comissão de formatura pode ser comprometida e engajada, conseguindo envolver a turma em um esforço coletivo para levantar a verba necessária — quem não quer um aviãozinho? —, mas não vai substituir a eficiência de uma empresa de formatura.

É ela que vai dar continuidade aos projetos da comissão quando a turma toda estiver envolvida naqueles trabalhos cabulosos, cheios de particularidades, que tomam o tempo disponível dentro e fora da sala de aula — pô, professor. Para dar uma carga dramática na situação, costuma ser mais de um trabalho ao mesmo tempo. Sim, é tenso!

Então, para não correr riscos de atrasar a programação, tanto de receitas, quanto de despesas, contrate uma boa empresa de formatura para não deixar a peteca cair quando todo mundo estiver à beira de um ataque de nervos. Relaxe, porque os especialistas em formatura têm um controle emocional acima do normal — UFA! — e estão sempre prontos a oferecer o ombro amigo àquela comissão em colapso nervoso.

Vale reforçar que a empresa de formatura dispõe de cadastro vasto dos mais diversos fornecedores e poder de negociação suficiente para facilitar a vida da sua comissão de formatura. Portanto, tenha o cuidado de encontrar um parceiro à altura da festa chiquérrima que sua turma deseja oferecer a si mesma e a todos os convidados que, de uma forma ou de outra, participarão da conquista.

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