Como montar uma Comissão de formatura?

Seja na faculdade, seja no ensino médio, todo estudante sonha em comemorar a conquista do diploma em grande estilo!

Mas antes de começar a planejar o tão sonhado baile, é fundamental montar uma comissão de formatura! Ela será a maior responsável por conciliar os desejos de todos os formandos, escolher os melhores contratos e, é claro, fazer valer o investimento da galera!

Pensando nisso, preparamos algumas dicas de como montar uma comissão de formatura, determinar a função de cada participante e atribuir responsabilidades para que todo o planejamento seja executado de forma equilibrada e coletiva!

Por que a comissão de formatura é tão importante?

Antes de mostrar o passo a passo de como montar uma comissão de formatura, preciso dizer sobre a importância e a responsabilidade que ela tem para auxiliar durante todos os anos de perrengue da galera.

Pois é, o bicho vai pegar à medida que os semestres forem avançando, e aí vai dar para entender melhor a importância da comissão quando as tarefas forem distribuídas e a galera se comprometer no mesmo ritmo. A igualdade de responsabilidades é fundamental para o sucesso da organização.

Responsabilidades da comissão

E por falar em responsabilidades, trouxe neste post algumas dicas para ajudar você e os coleguinhas entenderem melhor o que uma comissão de formatura deve fazer para que o baile seja maravigold e a turma toda seja alvo certo de curtidas nas redes sociais.

Organização financeira

Não adianta a turma aprender como montar uma comissão de formatura para realizar aquela festa de arromba e celebrar a conquista do sonhado e suado diploma, sem pensar também em como levantar a grana para arcar com as despesas.

É isso mesmo! Desde os primeiros momentos já tá valendo correr atrás de recursos para engordar o porquinho e dar conta das contas. Monte uma planilha dahora, lembre-se das regras matemáticas da escola e comece a planejar o quanto será preciso arrecadar para cumprir com as obrigações financeiras.

No basicão matemático — adição, subtração, multiplicação e divisão — faça um levantamento do custo total da festa, divida uma parte em mensalidades entre todos os coleguinhas e o restante já comece a vislumbrar o que pode ser feito para auxiliar na arrecadação.

Eventos e encontros para arrecadar fundos

Promover eventos é uma estratégia e tanto. Isso porque entre um semestre e outro depois das provas, os professores costumam pegar mais leve, o que é oportuno para organizar uma balada e convidar a galera de todas as turmas. As chances de sucesso e de dar aquele up na conta bancária são grandes, viu?

Todo o mundo sabe que estudante é duro e a grana corre a passos lentos no bolso dos reles mortais. Por isso, faça eventos e encontros a custo médio para não amargar uma arrecadação merreca ou, até mesmo, cancelar o evento por baixa procura.

O bom mesmo é criar um entrosamento bacana entre as turmas, fazer aquele networking maneiro para quando os eventos começarem a ser organizados, já ter fila de espera para comprar o ingresso.

Tenha em mente que os eventos precisam causar e seguir a tendência do momento, além de oferecer um custo-benefício interessante, pois todas as turmas estarão do mesmo jeito que a sua, fazendo contatinhos e preparando eventos. Não dá pra dormir no ponto e perder oportunidade.

Escolha da empresa responsável

Essa é uma dica que dou de olhos fechados. Certeza que a comissão vai precisar do reforço de quem manja dos paranauê e tem experiência de sobra para ajudar a organizar melhor as ideias e os eventos.

Uma empresa de formatura conhece todas, eu disse todas, as dificuldades que uma comissão enfrenta para preparar aquela festa maravilhosa que todo mundo elogia no grande dia — decoração impecável, banda com repertório eclético, segurança, iluminação, buffet —, sem contar toda as dicas para promover os eventos mais topzeiras.

Local da festa

Olha, essa é uma responsabilidade prioritária para a comissão de formatura pois, dependendo da cidade e do volume de turmas formando na mesma época, não há muitos espaços que ofereçam estrutura para uma festa de alto nível.

Isso quer dizer que se a comissão não for esperta perderá as datas disponíveis nos melhores locais e depois vai ser uma verdadeira maratona sair em busca de um espaço apropriado. Assim que a turma decidir que haverá baile de formatura, trate de reservar logo o espaço e negociar a forma de pagamento.

Uma empresa de formatura pode ajudar nisso também, pois tem contatos com os melhores e mais badalados locais para eventos de formatura e pode intermediar a reserva e as condições de pagamento.

Dê preferência a espaços com boa localização, que disponibilize estacionamento e estrutura segura para qualquer adversidade. Escolha também um espaço com um belo salão de dança, porque tanto a turma formanda quanto os convidados merecem se esbaldar na pista para celebrar a tão importante conquista.

Qual é o perfil desejável para os membros da comissão de formatura?

A Comissão de Formatura é constituída pelos formandos mais proativos, que têm paixão por desafios e vontade de cuidar de cada detalhe da construção das comemorações.

Engana-se quem pensa que a participação da comissão é só festa e glamour. Os membros que integram a comissão têm responsabilidades sérias, como:

• representar juridicamente a turma;
• gerir o dinheiro do fundo de formatura;
• escolher os contratos de melhor custo-benefício: buffet, atrações musicais, salão de festa, teatro;
• encontrar soluções para impasses rotineiros;
• envolver os demais alunos em atividades.

Em geral, as comissões de formatura são formadas por cinco membros, com diferentes cargos, missões, atribuições diferenciadas e complementares. Para cada cargo há um perfil desejado, que requer engajamento e responsabilidade de quem o ocupa. Conheça!

Presidente

É aquele que coordena todas as ações da comissão, convoca reuniões, entra em contato com os fornecedores e transmite as decisões aos formandos. Deve ter um perfil determinado e eloquente, com facilidade para a solução de impasses e tomada de decisão, chamando para si a responsabilidade sobre os rumos do planejamento desenhado pela comissão.

Vice-presidente

Auxilia o presidente e os tesoureiros em suas atividades. Na ausência do presidente, ele assume suas funções. Para esse cargo, alguém dedicado, cooperativo e de suporte tem um perfil adequado e necessário. O vice-presidente funciona como um mediador, ao mesmo tempo em que deve estar preparado para assumir a ponta, se preciso.

Tesoureiros

Essa é a função “pedrinha no sapato”, pois cobra mensalidades, efetua os pagamentos, elabora as planilhas financeiras e deve prestar contas sobre os gastos e contratações para o presidente e o vice-presidente constantemente. Precisa ser alguém muito organizado, responsável e que entenda a importância de fazer uma boa e honesta gestão do dinheiro alheio.

Secretário

Tem o compromisso de manter organizados a agenda de compromissos, o arquivo de contratos e as atas de reuniões, além de sempre ajudar a resolver conflitos. Como é responsável pelas anotações que envolvem o planejamento da comissão, deve ter um perfil forte de observação para auxiliar nos detalhes e relatos.

Algumas comissões podem contar, ainda, com o cargo de coordenador de eventos.

Marketing

Responsável por organizar festas, festivais, rifas, escolher brindes para vender e outras ações com o intuito de arrecadar fundos e fazer uma boa comunicação com a empresa de formatura quando o assunto for eventos e divulgação. O perfil proativo e comunicativo de quem ocupa esse posto faz toda a diferença para conseguir melhores condições em todos os aspectos.

 Como montar a Comissão de Formatura?

Se você chegou até aqui é porque já compreendeu a importância da comissão de formatura e de quem precisará para formar um time bem no estilo de A Liga da Justiça ou Os vingadores, daquele bem-disposto a vencer os obstáculos e fechar com chave de ouro em uma festa mega badalada.

É indispensável abrir a oportunidade de candidatura para os cargos e votação para eleger aqueles que serão os representantes da turma. A votação é simples, sem muitas dificuldades impostas, até porque, cada um estará se candidatando a algo novo, que demanda certa vivência para entender o funcionamento.

Compreendido o perfil ideal dos cargos é importante descrever as funções e deixar aberto para quem estiver a fim de executar, mas é importante que, antes de se aventurar pelos caminhos da organização, cada candidato saiba da responsabilidade em desempenhar um papel importantíssimo dentro da comissão.

A turma pode escolher votar nos candidatos por cargos, como decidir entre três candidatos para presidente, dois para vice-presidente e assim por diante, ou a votação pode ser por interessados, isso é, a turma deve escolher os três a cinco integrantes da comissão entre os interessados e, a partir daí, alocá-los nos cargos de acordo com perfil e atribuições.

Montar uma comissão de formatura é começar a dar asas a um sonho que você tem a certeza de que um dia vai se concretizar, desde que você e quem mais estiver envolvido corram atrás de cada detalhe para fazer acontecer. Para quem já chegou disposto a enfrentar alguns bons anos de estudos e privações, com certeza vai tirar de letra mais essa missão.

E aí, você aprendeu como montar uma comissão de formatura? Gostou das dicas que o texto trouxe para ajudar você e a galera nesse desafio? Aproveite a visita para assinar a nossa newsletter. Desse jeito você vai receber as nossas atualizações na sua caixa de entrada!