7 erros comuns que devem ser evitados na organização de formatura

A organização de formatura dá trabalho, não é mesmo? Ainda mais quando envolve um monte de gente e vários pitacos. Se uma festinha em casa já é motivo de alvoroço, imagine quando o motivo é a conquista do diploma de uma turma inteira.

Festa grande é assim mesmo: muitos detalhes, muitas discussões e se alguém não tomar as rédeas e colocar ordem na casa, se transforma em uma grande treta, difícil de superar a tempo.

O motivo deste post é dizer para você e a galera que para uma festa de formatura ser o babado do ano é preciso evitar alguns erros fatais — pelo menos uns 7 — para garantir que tudo saia conforme o planejado, ou seja, lacração total. Bora conferir?

Planejamento e organização: palavras de ordem

Antes de falar dos erros, vale dizer que eles fazem parte de todo o planejamento e organização de formatura. Se os erros acontecem é porque algo deixou de ser conferido durante esse processo.

É por isso que a organização deve começar com bastante antecedência e partir de um planejamento com o qual todos estejam de acordo desde o início. Mudar com frequência ou deixar de atribuir funções é chamar por problema.

Essas duas etapas andam coladinhas no recreio. É importante colocar tudo no papel, elaborar um checklist de tudo que precisa ser resolvido e, assim, dar andamento a item por item.

Papel da comissão de formatura

A comissão de formatura não é só aquela turminha que sai para visitar buffets e provar salgadinhos. Existe uma longa jornada até chegar nessa etapa do processo. Cada um deve abraçar a sua responsabilidade e correr atrás de todos os detalhes previstos no planejamento.

Envolver a turma, conferir fornecedores, verificar constantemente o checklist e o fundo de formatura são tarefas básicas da comissão para não perder o timing da missão. Como as aulas continuam rolando enquanto a turma toda se dedica à organização de formatura, o cuidado deve ser redobrado.

O tempo é precioso, mas cruel! Quando você menos esperar já passou um ano, dois anos, as provas, o crush na janela e chegou o dia da festa. Nesse tipo de evento não dá para encomendar os salgadinhos daquela tia mãos de fada ou pedir ao amigo cantor nas horas vagas para dar uma canja em um evento tão grandioso.

Não dá para colocar as pessoas em uma roubada porque faltou organização e planejamento por parte da turma. A comissão é formada para que tudo saia perfeito e isso quer dizer que os erros que você vai ver a seguir devem ser evitados a todo o custo. Confira!

7 erros comuns para evitar que a festa seja um fracasso

Ninguém quer passar por tanto perrengue e não ter a festa dos sonhos para comemorar, né? Afinal, é um merecimento justo, pois não é mesmo fácil batalhar para conquistar um diploma no Brasil.

Por isso, se você e a turma querem uma festa para sambar na cara da sociedade e destruir azinimigas, se jogando na pista ao som das baladas mais tocadas do momento, tome nota desses 7 erros para não cometer no período de organização de formatura.

1. Não definir um líder

Aquele erro cruel e doloroso. Não existe um planejamento com execução bem-sucedida se não tiver alguém para puxar o bonde. É comum ver várias pessoas querendo tomar a frente da organização, mas o fato é que apenas um líder deve ser eleito como o comandante do navio.

Se essa não for uma atribuição natural, é fundamental que a comissão e a turma entrem em um consenso para colocar alguém no trono com capacidade de decisão — a organização de formatura não permite achômetros.

2. Escolher qualquer empresa de eventos

Você já deve ter visto nos jornais sobre empresas que dão calote na turma de formatura fechando as portas e levando a grana dos formandos embora. Acontece mesmo, tá? São casos que vão parar na polícia e que quando resolvem (se resolvem) já está quase na hora do seu filho se formar.

Pode ser até que a empresa fique junto até o final, mas muitas não estão preparadas para oferecer um serviço completo e de qualidade, deixando a desejar em todos os quesitos. Depois que todos os preparativos estiverem em realização, será difícil mudar de empresa no último minuto.

Saiba escolher uma empresa que garanta o suporte necessário do início ao fim, e que apresente provas consistentes de formaturas de sucesso, para que a sua festa saia na primeira página do jornal da cidade — afinal, se não for para causar, nem vale!

3. Não agir corretamente com alunos inadimplentes

Se a maioria dos coleguinhas se vira e paga a mensalidade da formatura, porque agir diferente com os inadimplentes? O sonho é coletivo e cada um dá jeito de conseguir a grana para participar do grande dia.

Não será justo abrir exceções ou perdoar a dívida quando chegar a hora da festa. Cada formando deve se responsabilizar pelo pagamento da mensalidade e, assim, não comprometer o fechamento de antecipados de serviços para assegurar bons preços.

4. Arrecadar um valor baixo de dinheiro

Se a grana estiver curta para a proposta do evento, a turma deve sentar e rever o estilo da festa ou o modo de arrecadação do dinheiro. Muitas turmas realizam festas paralelas durante o curso para levantar o fundo necessário.

Se a turma chegar a um veredicto de que deseja uma festa arrasadora, o negócio então é arregaçar as mangas e partiu vender brindes, bombons feitos por aquela tia mãos de fada (lembra dela?) e tudo o mais que puder se transformar em dindim para engordar o porquinho.

5. Não controlar os recebimentos

Alguém precisa contar moedinhas. Normalmente a comissão elege um tesoureiro que recebe a missão de cuidar dos recebimentos e contabilizar corretamente as finanças em uma planilha para monitoramento.

Esse coleguinha deve ser o responsável por alertar o líder sobre o volume de inadimplência e sobre o saldo. É um controle rigoroso que não pode ser negligenciado de forma alguma.

6. Escolher os fornecedores errados

Os fornecedores que atuam há muitos anos no ramo de formaturas já estão acostumados com esse tipo de festa e ajudam, inclusive, orientando sobre os preparativos. A melhor estratégia é usar a empresa de formatura para ajudar nas negociações com antecedência e não perder os melhores fornecedores para outras turmas.

7. Focar em gastos desnecessários

O chamado “inventar moda” só faz gastar dinheiro e não agrega em nada — o foco da organização de formatura deve estar na realização de uma boa festa, em que todos aproveitem ao máximo o momento.

De início, foque nos gastos mais relevantes e necessários para depois, se sobrar grana, atender aos pequenos caprichos de um ou outro para comprar algum item bonitinho. Resistir às tentações é um dos primeiros passos para uma vida financeira plena.

A organização de formatura não é tão difícil. Só precisa do engajamento da turma e que todos estejam sintonizados nos preparativos. Pode apostar que evitando esses erros, esse será um dia inesquecível.

Se você gostou deste post e quer ter a certeza de que a festa de formatura será dahora, que tal entrar em contato com a gente? A VIVA Eventos tem uma equipe maravigold para colar na sua turma e juntos preparar uma big festa!