Gestão de conflitos: um importante papel da comissão de formatura

Participar da comissão de formatura reúne inúmeras vantagens, como a decisão dos detalhes da festa e o amadurecimento profissional.

Mas liderar a organização da formatura exige muito jogo de cintura, já que essa é uma missão que envolve as expectativas e o dinheiro de muitos colegas.

É papel da comissão buscar a satisfação de todos os formandos e manter o fundo sempre em harmonia. Por isso, preparamos esse post para ajudar a comissão na gestão de conflitos do fundo. Confira!

Inadimplências

A falta de pagamento das mensalidades é um problema recorrente em muitos fundos de formatura, o que prejudica a comissão a contratar atrações, o buffet, o salão e os outros detalhes da festa.

Nesse caso, a melhor alternativa é marcar uma reunião com todos os membros do fundo para mostrar a gestão de contas. Esse encontro pode ocorrer na presença da empresa organizadora.

O ideal é apresentar os valores da festa dos sonhos, o fluxo de caixa e o valor da inadimplência, para conscientizar os participantes sobre a importância do pagamento.

Um ano antes do baile, o recomendável é pedir aos membros a quitação ou renegociação da dívida ou o seu desligamento do fundo.

Outra alternativa é negociar com buffet, atrações e empresas de convite o parcelamento do contrato, para que o pagamento seja feito de acordo com a entrada de dinheiro no caixa.

Falta de consenso

Há discordância quanto ao buffet, o salão e as atrações a serem contratadas? A primeira alternativa é recorrer à votação, escolhendo as opções favoritas da galera.

Outra maneira de convencer os participantes das melhores escolhas é pelo custo-benefício. O ideal é que a comissão mostre quais propostas têm mais qualidade e o melhor preço.

Todo mundo ama aquilo que é bom, bonito e barato, né? E todo mundo adora ver o dinheiro sobrando para investir em um extra do buffet ou em um item de decoração.

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É muito importante harmonizar as vontades do fundo, para que todos fiquem felizes!

Pessoas e expectativas

A melhor maneira de conciliar as expectativas dos membros do fundo é pelo diálogo. A comissão de formatura precisa estar aberta à sugestões e críticas.

Os conflitos surgem mais facilmente se faltar transparência nas ações. Portanto, é fundamental que a comissão tente marcar reuniões mensais com o fundo – mesmo que seja no intervalo das aulas – para atualizá-los sobre contratos, fluxo de caixa e o andamento das decisões.

A comissão de formatura precisa mostrar que preza pelo colaborativismo e, por isso, é válido abrir para a turma algumas decisões, como temas de convites e opções de salões, por exemplo.

Acesse aqui um modelo de apresentação para auxiliar a comissão nas reuniões com a turma!

Falta de engajamento com ações de arrecadação

As campanhas de arrecadação rendem aquela graninha extra tão sonhada pelo fundo. Mas nem sempre todos os formandos compram as ideias!

Se a turma não está engajada com as ações, há uma forma de não perder esse dinheiro. Se um membro não consegue vender rifas e convites para chopadas, por exemplo, é papel da comissão facilitar a troca e pedir que um membro que já tenha vendido sua parte ajudar a vender a do colega.

A comissão de formatura também precisa apresentar os benefícios da ação, ou seja, mostrando como o valor arrecadado pode ser convertido de forma prática – um cantinho a mais no buffet, copos personalizados, uma atração extra e outros mimos.

https://gph.is/1moa25D

Se organizar direitinho, todo mundo arrecada mais dinheiro para o fundo!

Incompatibilidade na própria comissão de formatura

Os membros da comissão de formatura também têm que dar conta de provas, trabalhos, estágio, TCC e outros compromissos.

Isso tudo pode gerar incompatibilidade de horário entre a própria equipe na hora de agendar reuniões e definir responsabilidades, por exemplo.

Por isso, é essencial que a comissão de formatura crie um rodízio de participação de reuniões com a empresa organizadora e delegue tarefas entre os membros – um cuida do buffet, o outro pensa nas ações de arrecadação e, enquanto isso, um terceiro fica responsável por visitar os salões.

Vale a pena criar grupos nas redes sociais para atualizar uns aos outros sobre reuniões e decisões nas quais a equipe toda não pôde estar presente.

Assim, todos os membros cumprem com a missão de organizar a festa, sem deixar de lado suas obrigações de estudante!

Com muita paciência e vontade de fazer acontecer, a comissão consegue conciliar as expectativas dos membros do fundo de formatura e caminhar para a realização de uma festa inesquecível.

Quais são os maiores problemas que a sua comissão de formatura vive e como vocês conseguem resolvê-los? Compartilhe suas ideias conosco!